Hoe Asana creatieve productiebriefings van een week naar uitvoering op dezelfde dag brengt met AI-teamgenoten

Wanneer Aubrey Rogers, Head of Creative Operations & Production bij Asana, een nieuwe creatieve campagne lanceert, begint ze niet met de uitvoering. Eerst moet ze begrijpen wat er gebeurt en waarom. Dit betekent vaak een teambespreking, go-to-market-decks en een stroom van heen-en-weer-gesprekken die op meerdere platforms plaatsvinden.

In theorie zou Rogers na de kickoff alles moeten hebben wat ze nodig heeft. Ze heeft de strategie bepaald en de belanghebbenden op één lijn gebracht. Maar in werkelijkheid zijn dat niet alle elementen die ze nodig heeft om met het werk te beginnen.

Dat komt omdat de details die nodig zijn om uit te voeren, zoals deliverables, tijdlijnen en verantwoordelijkheid, nog steeds verspreid zijn over die andere decks, transcripties en gesprekken. Het werk komt effectief stil te liggen totdat die informatie is gestructureerd in een duidelijke briefing.

Het is grappig, mensen denken dat campagnewerk begint bij de creatieve kickoff, maar veel van de vertragingen vinden veel eerder plaats.”

Moet het maken van een briefing echt zo tijdrovend zijn?

De rol van Aubrey is om de kloof tussen inkomende informatie en uitvoerbaar werk te overbruggen. Ze neemt strategie van verschillende teams en vertaalt deze naar iets waar het creatieve team onmiddellijk mee aan de slag kan in de vorm van een creatieve briefing. Dat proces is cruciaal, maar het kan ook tijdrovend zijn.

Traditioneel betekent dit het verzamelen van informatie uit meerdere bronnen, het opvolgen van stakeholders en het valideren dat alles juist en volledig is. Het kan dagen duren om tot een bruikbaar startpunt te komen.

Jarenlang werkten producenten zoals Aubrey op die manier. Maar de vooruitgang in AI - zoals de AI-teamgenoten van Asana - heeft dat veranderd. Nu kunnen ze vervelende, handmatige taken automatiseren en zich concentreren op de creatieve werkzaamheden waar ze van houden.

Hoe AI-teamgenoten de creatieve productie van Asana hebben getransformeerd

Om sneller te bewegen, bouwde Aubrey haar workflow op rond een AI-teamgenoot die samenwerkt met haar team in Asana.

In plaats van vanaf een blanco pagina te beginnen, wijst ze de AI-teamgenoot een taak toe met de input van de kickoff. Vanaf dat moment neemt de AI-teamgenoot het werk op zich om die informatie om te zetten in een gestructureerde briefing.

Zo gaat dat in z'n werk:

Stap 1: Alle context en input opnemen en begrijpen

Aubrey heeft de AI-teamgenoot aangemaakt en hem voorzien van alle context die hij nodig heeft om het werk uit te voeren, zoals onze gids voor merkstem en -toon en het gestructureerde sjabloon waarin ze de briefing wil laten opstellen. Vervolgens wijst ze de teamgenoot een taak toe met het transcript van de kickoff, het go-to-market-deck en eventuele andere gesprekken of relevante Asana-taken. Terwijl hij werkt, kan de teamgenoot putten uit eerdere campagnes, sjablonen en teamdoelen om te begrijpen hoe hij zijn output moet structureren.

Stap 2: Organiseer informatie en genereer een gestructureerde briefing

Met behulp van het sjabloon voor creatieve briefings van het team brengt de AI-teamgenoot de ongestructureerde input in kaart in een formaat dat het team al gebruikt. De teamgenoot maakt een volledig concept van de briefing, inclusief de berichtgeving, de deliverables, de kanalen en de belangrijkste mijlpalen. 

Stap 3: Signaleer hiaten en ontbrekende details

Terwijl de AI-teamgenoot de briefing opstelt, geeft hij actief aan wat er ontbreekt, zoals niet-gedefinieerde KPI's of onvolledige tijdlijnen. Vervolgens wijst hij follow-ups toe aan de juiste belanghebbenden, tagt hij hen rechtstreeks in het project en vraagt hij hen om de ontbrekende details toe te voegen. Omdat de teamgenoot op teamniveau werkt, niet alleen voor Aubrey, kan iedereen die bij de campagne betrokken is met hem communiceren, context toevoegen en op zijn verzoeken reageren. Het resultaat is een gedeelde, voortdurend verbeterende briefing waarbij hiaten vroegtijdig worden aangepakt, voordat ze de uitvoering vertragen.

Stap 4: Lever een gebruiksklare briefing af

Het eindresultaat is een gestructureerde, uitvoerbare briefing. In dit geval een volledig voltooid Google-document, met alles ingevuld zodat het team aan de slag kan gaan. 

Van verspreide invoer naar duidelijke actie

Wat vroeger verspreid was over gesprekken en documenten, wordt nu vastgelegd in een single source of truth. In plaats van achter details aan te jagen, kan Aubrey zich concentreren op het verfijnen van het werk en het vooruithelpen.

Voor Aubrey is de grootste verandering hoe snel het werk kan beginnen.

Wat vroeger een week van coördinatie kostte, gebeurt nu in enkele minuten. Teams kunnen rechtstreeks van planning naar productie overgaan, zonder momentum te verliezen. Die verschuiving verhoogt de capaciteit van het hele team en vermindert vertragingen bij elke campagne.

Dit is het verschil tussen een kick-offgesprek hebben en de briefing daadwerkelijk beschikbaar hebben, zodat we die dag kunnen beginnen met werken.”

Elk project een impuls geven

Het gebruik van een AI-teamgenoot heeft voor Aubrey en haar team meer dan één stap in het proces veranderd - het heeft de manier waarop hun werk vordert volledig veranderd.

In plaats van na de kickoff te pauzeren om informatie te verzamelen, kan haar team vol vertrouwen  verdergaan met het werk. Ze zijn minder tijd kwijt aan het verzamelen van input en meer aan het uitvoeren.

Dat is wat het verschil maakt tussen een plan en vooruitgang.