Come stiamo creando una strategia di IA per il marketing che funzioni davvero

Come molti responsabili del marketing, il mio percorso con l'IA è iniziato con entusiasmo e sperimentazione. Il nostro team ha esplorato vari strumenti e ogni membro ha trovato il proprio modo di integrare l'IA nei suoi flussi di lavoro. Abbiamo riscontrato aumenti di produttività, ma anche difficoltà: risultati contrastanti, flussi di lavoro disconnessi e adozione non uniforme da parte del team.

Questo approccio frammentato, che ho definito il “Far West dell'IA”, è quello in cui si trovano oggi molte organizzazioni. Sebbene questa fase di esplorazione sia preziosa, è ora di passare dalla sperimentazione ad hoc all'integrazione strategica.

Dalla sperimentazione all'intenzionalità

La fase del "Far West" è allettante. I team agiscono rapidamente, sperimentano liberamente e si sentono autorizzati a esplorare. Ma questa libertà, se non controllata, genera rapidamente lavoro duplicato, risultati incoerenti e uno stack tecnologico sempre più fragile. 

Abbiamo iniziato a notare personalmente i segnali di questo fenomeno: un membro del team utilizzava ChatGPT per i post sul blog, mentre un altro preferiva Claude, con il risultato di voci del brand estremamente diverse. Il nostro specialista SEO aveva il suo insieme di prompt che non sono mai arrivati al team dei contenuti. All'inizio, queste piccole incoerenze sembravano innocue, ma hanno rapidamente portato a un disallineamento. Era un'anteprima di ciò che avrebbe potuto accadere su larga scala se non avessimo stabilito standard condivisi.

Con l'accelerazione del ritmo della sperimentazione, mi è diventato chiaro che avevamo bisogno di un approccio unificato, in grado di supportare l'innovazione senza sacrificare la struttura.

Scopri il nostro Marketing BrAIn Trust

Per superare la fase del Far West, abbiamo sviluppato un approccio chiamato Marketing BrAIn Trust che trasforma il modo in cui il nostro team sfrutta l'IA. Al centro della nostra strategia ci sono gli obiettivi dell'apprendimento pratico e del miglioramento delle competenze: creare uno spazio in cui ogni membro del team possa sperimentare, condividere le scoperte e sviluppare le competenze in materia di IA necessarie per crescere. Anziché considerare l'IA come un insieme di strumenti individuali, stiamo creando un ecosistema di IA coordinato in cui prompt e processi standardizzati emergono da esperienze reali e conoscenze condivise.

Il BrAIn Trust funge da base per l'apprendimento pratico, la governance dell'IA e lo sviluppo delle competenze. Integrando l’IA direttamente nei flussi di lavoro quotidiani, non ci limitiamo a favorirne l’adozione, ma la modelliamo. Questo approccio crea coerenza e affronta le sfide principali della sperimentazione frammentata.

Coinvolgere il team nel percorso

Fin dall'inizio, sapevamo che questa trasformazione doveva mettere al primo posto le persone ed essere incentrata sull'apprendimento. Prima di presentare il BrAIn Trust al nostro team, ci siamo coordinati a stretto contatto con i nostri partner del team People Ops per assicurarci che l'intento fosse chiaro: non si tratta di sostituire i ruoli, ma di supportare le persone nello sviluppo di nuove competenze e nello svolgimento di un lavoro più strategico e di maggior impatto. Questo allineamento ci ha fornito la chiarezza e la sicurezza di cui avevamo bisogno per scalare.

Il BrAIn Trust trasforma questa visione in azione.  Stiamo iniziando con Asana come nostro cliente zero e integrando perfettamente l’IA negli strumenti e nei flussi di lavoro che il nostro team già utilizza ogni giorno, rendendo inevitabile l’uso dell’IA.

La nostra filosofia si basa su tre principi che guidano tutto ciò che facciamo:

• Rendere tutto evidente: dimostriamo il valore immediato attraverso la pratica diretta. Nessuna promessa astratta: i membri del team sperimentano in prima persona come questi strumenti consentano di risparmiare tempo e migliorare la qualità fin dalla prima sessione di apprendimento. Forniamo una governance chiara e casi d'uso documentati, in modo che tutti capiscano non solo come utilizzare l'IA, ma anche quando e perché.

• Semplificare: iniziamo con Asana prima di passare ad altri strumenti, raggiungendo i team negli ambienti di lavoro che già utilizzano. I nostri prompt si integrano nei flussi di lavoro esistenti, rendendo l'adozione dell'IA naturale e non dirompente. Forniamo modelli semplici, sessioni di esercitazione guidate e orari di disponibilità regolari in cui chiunque può ricevere assistenza secondo i propri tempi.

• Rendi l'esperienza piacevole: creiamo soluzioni insieme al team, non per il team. Le sessioni settimanali di condivisione dei prompt sono diventate workshop di apprendimento in cui i membri del team sperimentano con l'IA, condividono le scoperte e imparano gli uni dagli altri. Stiamo creando assistenti IA personificati con toni amichevoli che sembrino colleghi del team disponibili, non una tecnologia intimidatoria.

Non si tratta solo di un aggiornamento degli strumenti. È un cambiamento intenzionale nel modo in cui impariamo e cresciamo come team. Il nostro BrAIn Trust ci aiuta a conciliare due priorità che spesso sembrano in contrasto: dare ai team la libertà di sperimentare, garantendo al contempo che i risultati di tali esperimenti siano utili, scalabili e condivisibili in tutta l'organizzazione.

Il nostro BrAIn Trust affronta diverse sfide che molti team devono affrontare:

1. Variabilità di adozione: incontriamo le persone nel punto in cui si trovano nel loro percorso di apprendimento, fornendo supporto ai principianti fino agli utenti avanzati.

2. Qualità incoerente: la standardizzazione attraverso l'apprendimento condiviso aiuta tutti a migliorare insieme e a ottenere risultati coerenti.

3. Tempo sprecato: la nostra knowledge base collettiva fa sì che nessuno debba imparare in modo isolato o ricreare soluzioni già sviluppate da altri.

4. Impegni duplicati: le sessioni di condivisione regolari garantiscono che le conoscenze si diffondano rapidamente in tutto il team.

Centralizzando il nostro approccio, offriamo:

• Opportunità di apprendimento pratico su misura per ogni livello di competenza

• Raccolte di prompt e flussi di lavoro create sulla base della sperimentazione del team

• Orari di ufficio regolari per assistenza e consulenza personalizzate

• Supporto per le integrazioni tecniche e indicazioni per la personalizzazione dei prompt 

• Best practice che emergono dall'apprendimento e dall'esperienza collettivi

Far sì che l'IA funzioni per tutti

Anziché tentare una trasformazione completa da un giorno all'altro, abbiamo selezionato casi d'uso di grande impatto che dimostrano il valore dell'IA, aumentando al contempo la fiducia del team attraverso la pratica. Ogni sessione rafforza l'adesione, poiché i membri del team vedono in prima persona come l'IA può trasformare il loro lavoro. Questi flussi di lavoro si evolvono di pari passo con le funzionalità della nostra piattaforma, e i membri del team contribuiscono attivamente ai miglioramenti in base alle loro esperienze quotidiane.

Abbiamo già lanciato con successo due importanti flussi di lavoro emersi dalla sperimentazione:

Advanced Team Leadership Assistance System (ATLAS): una serie completa di flussi di lavoro basati sull'IA per il supporto alla leadership che ho sviluppato in poche ore di prove ed errori, inclusi modelli per:

• Monitoraggio e analisi delle metriche del team

• Monitoraggio del completamento delle attività

• Generazione di resoconti sulla capacità

• Generazione dell'aggiornamento di stato

Questi flussi di lavoro mi consentono di concentrarmi sulla strategia mentre l'IA si occupa delle attività amministrative, facendomi risparmiare 4-5 ore a settimana.

Assistente per l'intelligenza dei progetti e la pianificazione delle priorità (PIPPA): una raccolta di prompt per la gestione dei programmi che i nostri PM hanno creato attraverso sessioni di apprendimento collaborativo, con modelli per:

• Ricezione e valutazione delle richieste

• Definizione delle priorità delle attività

• Prompt per l'identificazione dei rischi relativi alla cronologia

Questo flusso di lavoro, che continua a evolversi man mano che i PM condividono nuove scoperte, consente loro di concentrarsi sulle relazioni con gli stakeholder, mentre l'IA gestisce gli aspetti del monitoraggio dei progetti che richiedono molte attività amministrative.

Il nostro obiettivo è che ogni figura del team di marketing, dalla creazione di contenuti alla SEO e all'email marketing, acquisisca competenze sull'IA esercitandosi con raccolte di prompt specializzate e flussi di lavoro progettati per integrare la propria funzione specifica. Questo approccio mirato garantisce che l'IA migliori, anziché interrompere, i flussi di lavoro esistenti, sviluppando al contempo competenze durature.

Scalare con l'infrastruttura giusta

Sapevamo fin dall'inizio che, se avessimo voluto scalare questa iniziativa di apprendimento, non avremmo potuto fare affidamento su strumenti sparsi o soluzioni a breve termine. Avevamo bisogno di una base strategica: qualcosa che potesse evolvere insieme a noi, connettersi ai nostri sistemi esistenti e consentire ai team non tecnici di imparare e contribuire direttamente.

Ecco perché la nostra strategia di implementazione si concentra sull'uso della funzionalità no-code AI Studio di Asana. Poiché il nostro team lavora già su Asana, iniziare da lì rende l'adozione dell'IA naturale.

Questa scelta strategica offre diversi vantaggi per il nostro approccio incentrato sull'apprendimento:

• Riduzione del rischio di consolidamento: sviluppando sulla nostra piattaforma di gestione del lavoro principale anziché su più soluzioni specifiche, stiamo mitigando il rischio di un futuro consolidamento dei fornitori.

• Origini dati integrate: stiamo collegando le informazioni provenienti dai nostri vari sistemi (Contentful, SkillJar, GitHub, Tableau, ecc.) direttamente ai nostri flussi di lavoro basati sull'IA.

• Sviluppo scalabile: l'approccio no-code consente ai membri del team di apprendere, realizzare iterazioni e implementare rapidamente nuovi prompt e flussi di lavoro senza risorse di sviluppo specializzate.

• Esperienza coerente: costruire su una piattaforma familiare riduce gli ostacoli all'adozione e crea un ambiente confortevole per l'apprendimento e la sperimentazione. Quando le funzionalità di IA sono integrate nei flussi di lavoro quotidiani, l'adozione diventa automatica.

Questo approccio mantiene la nostra strategia di IA allineata al modo in cui i nostri team già lavorano, creando al contempo uno spazio sicuro per l'apprendimento, riducendo gli ostacoli alla sperimentazione e rendendo l'uso dell'IA una parte inevitabile della giornata lavorativa di tutti, piuttosto che un add-on opzionale.

Misurare i risultati anziché gli output

Sebbene monitoriamo il risparmio di tempo, la nostra definizione di ROI va oltre l'efficienza. Stiamo valutando se l’IA consente di ottenere quanto segue:

1. Riduzioni del carico di lavoro amministrativo

2. Miglioramenti della qualità e della coerenza dei risultati

3. Aumenti del tempo dedicato al pensiero strategico

4. Accelerazione del time-to-market

5. Maggiore soddisfazione e coinvolgimento del team

6. Aumento dell'alfabetizzazione e della fiducia nell'IA a tutti i livelli di competenza

Queste metriche dimostrano che l'integrazione dell'IA non significa solo svolgere le attività più velocemente, ma anche migliorare radicalmente il modo in cui lavoriamo e impariamo insieme.

Il futuro non è fatto di più strumenti, ma di più lavoro di squadra

Mentre proseguiamo il nostro percorso nell'ambito dell'IA, credo che stiamo assistendo all'inizio di un profondo cambiamento nel modo di operare dei team di marketing. Le organizzazioni che avranno successo non saranno quelle che implementano il maggior numero di strumenti di IA, ma quelle che integrano strategicamente l'IA nei loro team in modi che completano e migliorano le capacità umane.

Il futuro appartiene ai team che sanno andare oltre il Far West dell'IA per sviluppare approcci coordinati e ponderati alla collaborazione uomo-IA. Creando ora un framework strategico, non ci stiamo solo preparando per questo futuro, ma lo stiamo attivamente plasmando.

Non perdete il nostro prossimo articolo, in cui illustreremo come stiamo trasformando questi flussi di lavoro condivisi e queste raccolte di prompt in assistenti IA personificati e basati su ruoli, che fungono da veri e propri colleghi del team per ogni membro della nostra organizzazione di marketing.