Calendario de Google + Asana

¿Qué es el Calendario de Google?

El Calendario de Google es un servicio de programación de calendarios que te permite programar reuniones fácilmente y gestionar tu tiempo manteniendo todos tus calendarios en un solo lugar.

¿Por qué usar el Calendario de Google + Asana?

La integración del calendario de Google + Asana ayuda a los equipos a planificar, programar y controlar todo lo que sucede en el día.

** Ten en cuenta que la configuración de sincronización de datos solo sincroniza hasta 1 calendario de trabajo personal.

Reglas de Asana:

Con las reglas, los equipos pueden pasar de programar las reuniones de manera manual a crear automáticamente una reunión en el Calendario de Google con los colaboradores del proyecto cuando una tarea de Asana alcanza una etapa determinada.

Por ejemplo, con las reglas, los equipos pueden crear un disparador que agregue un evento al calendario del equipo cuando una tarea se mueva a la sección “Programado” y también invite a los colaboradores de la tarea al evento. Los equipos también pueden usar esta función para tareas recurrentes; es decir, pueden crear una tarea recurrente llamada “Enviar la agenda de la reunión” que envíe una invitación a un evento cuando se complete la tarea.

Agregar eventos a las tareas como widgets:

Los equipos también pueden agregar widgets de eventos a las tareas para vincular el trabajo relacionado y mostrar detalles clave en la tarea, como la hora del evento y el organizador. Por ejemplo, al programar una reunión con un cliente, los usuarios pueden vincular la reunión a una tarea para que los colaboradores de la tarea sepan que se programó la reunión. Los widgets de eventos se agregarán automáticamente para los eventos creados por la integración “Calendario de Google con reglas”.

Configuración de sincronización de datos para los widgets de eventos:

Con la configuración de sincronización de datos, los equipos pueden asegurarse fácilmente de que los eventos se mantengan actualizados con las tareas que se usaron para programarlos. Este ajuste permite a los equipos configurar los campos de las tareas de Asana que deben mantenerse actualizados en el evento del calendario si se adjunta un evento. Por ejemplo, si se usó una regla para programar un evento automáticamente, el organizador del evento podría editar la fecha y la hora de entrega de la tarea, y el cambio se reflejaría en el evento del calendario.

Sincronización de proyectos para todas las tareas del proyecto:

Los equipos también pueden sincronizar fácilmente todas las tareas de un proyecto de Asana o de la sección Mis tareas en su calendario de Google para asegurarse de que el trabajo no se pase por alto.

• Mis tareas: las tareas que deben finalizarse cada día se muestran en el calendario de Google, lo que ayuda a los equipos a mantener el enfoque.

• Proyectos importantes: los próximos hitos o fechas límite de los proyectos se muestran en Google Calendar.

Cómo conectar el Calendario de Google con Asana

A continuación te mostramos cómo configurar la integración del Calendario de Google:

1. Ve al proyecto específico de Asana en el que quisieras agregar la integración.

2. Haz clic en Personalizar en la esquina superior derecha y ve a Aplicaciones.

3. Selecciona Google Calendar y haz clic en Agregar al proyecto.

4. Inicia sesión con tu cuenta de Google y haz clic en Permitir.

5. Para adjuntar eventos a las tareas, abre una tarea en el proyecto y haz clic en “Agregar evento del Calendario de Google”.

6. Para crear reglas con el Calendario de Google, haz clic en Personalizar en la esquina superior derecha y ve a Reglas.

Después de configurar la integración del Calendario de Google, a continuación te mostramos cómo configurar la sincronización de datos para los widgets de eventos:

1. Haz clic en Personalizar en la esquina superior derecha del proyecto de Asana al que quisieras agregar este ajuste y ve a Aplicaciones.

2. Selecciona Calendario de Google y accede a la pestaña Ajustes de sincronización de datos.

3. Selecciona el calendario que quieres sincronizar (Nota: Este ajuste solo se aplica a los calendarios en los que eres el organizador del evento).

4. Selecciona los campos de tareas que deben estar conectados con los campos de eventos.

5. Selecciona Guardar y cerrar para activar el ajuste.

A continuación, te mostramos cómo usar la sincronización de proyectos para todas las tareas de un proyecto o de Mis tareas en el calendario de Google:

Para sincronizar todas las tareas de un proyecto de Asana:

1. Dirígete al proyecto y haz clic en el menú desplegable junto al nombre del proyecto.

2. Haz clic en Exportar/Imprimir y selecciona Sincronizar con el calendario.

3. Desde la ventana emergente, copia la URL.

4. Ve al Calendario de Google y, desde el menú lateral, haz clic en Otros calendarios.

5. Selecciona De URL

6. Pega la URL del proyecto.

Para sincronizar todas las tareas de tu sección Mis tareas:

1. Desde la sección Mis tareas, haz clic en el menú desplegable de acciones.

2. Selecciona Sincronizar con el calendario.

3. Desde la ventana emergente, copia la URL.

4. Ve al Calendario de Google y, desde el menú lateral, haz clic en Otros calendarios.

5. Selecciona De URL.

6. Pega la URL del proyecto.

Nota: Esta es una sincronización unidireccional de Asana a tu calendario. Las actualizaciones de tu calendario no se reflejarán en Asana.

Más información y asistencia

Para obtener más información sobre cómo usar la integración del calendario de Google + las Reglas de Asana, consulta el Centro de ayuda de Asana o, para obtener información sobre la sincronización de los proyectos con el calendario de Google, consulta este artículo del Centro de ayuda.

Si tienes dudas, comentarios o necesitas ayuda, comunícate con el equipo de Asistencia de Asana.

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