Outlook 行事曆 + Asana

什麼是 Outlook 行事曆？

Outlook 行事曆是一種排程工具，可與 Outlook 電子郵件搭配使用，協助您在單一檢視中安排和管理您的一天。

為什麼要使用 Outlook 行事曆 + Asana？

使用 Asana + Outlook 行事曆整合，無需在工具之間切換，即可輕鬆使用 Asana 中的相關情境工作資料安排會議。

建立或連結行事曆活動

團隊主管和個別使用者都可以從任務建立活動，方法是手動輸入開始和結束日期/時間，或選擇「日期範圍內的首個可用時間」，其中還包括行事曆對活動建立者可見的任何協作者的行事曆工作安排。

您還可以透過在 Outlook 行事曆欄位中搜尋該事件，以連結至現有行事曆事件，並將任務詳細資訊傳輸至該事件。

針對大規模週期性事件使用規則

團隊主管和個別使用者亦可輕鬆設定自動化工作流程以排定週期性事件，縮短手動協調會議 (如一般辦公時間) 所需的時間，或將專案里程碑轉移至共用行事曆。

設定自動化時，您可以將以下詳細資料從 Asana 帶入您的 Outlook 行事曆活動：

• 標題、開始/截止日期、描述

• 您可以選擇邀請協作者作為訪客、從任務附加檔案或建立 Teams 會議

從任務建立活動後，即可在任務中以小工具的形式檢視該活動，其中會顯示活動標題、主辦人和時間戳記。

設定 Asana > Outlook 行事曆同步，以自動更新事件

團隊主管和個別使用者還可以設定 Asana > Outlook 行事曆同步，以便未來對 Asana 任務的更新自動反映在相關的行事曆事件中。

您可以同步：

• 標題、開始／截止日期、描述

• 也可以邀請協作者成為訪客

如何連結 Outlook 行事曆 + Asana

以下是建立 Outlook 行事曆活動或將其連結至 Asana 任務的方法：

1. 按一下任務中的「新增 Outlook 行事曆活動」，即可將活動連結至任務。

2. 選擇「建立行事曆活動」或「搜尋現有活動」

3. 若建立新活動，請新增相關詳細資料，例如標題、描述、開始/結束日期等。

4. 若要新增現有活動，請在搜尋列中搜尋相關活動標題。

5. 附加的行事曆活動將以小工具的形式出現在任務窗格的描述下方。

請注意：此整合已內建於 Asana，但您仍需要 Outlook 帳戶才可開始使用。

以下說明如何使用 Outlook 行事曆設定 Asana 規則整合：

1. 瀏覽至您想要新增整合的特定 Asana 專案

2. 點選右上角的「自訂」，導覽至「規則」並選擇「+ 新增規則」

3. 從左側欄位中選擇「Outlook 行事曆規則」

4. 選擇預設規則或點選「建立自訂規則」

5. 若建立自訂規則的話，請新增名稱，並選擇觸發因素和動作來開始使用

6. 點選「連結至 Outlook 行事曆規則」並遵循步驟以進行驗證

7. 選擇您想要設定規則的行事曆，並設定您想要納入行事曆活動的內容。

以下是設定 Asana > Outlook 行事曆同步的方法：

1. 瀏覽至「我的任務」或您想要新增同步的特定 Asana 專案

2. 點選右上角的「自訂」，導覽至「應用程式」，然後搜尋並選擇 Outlook 行事曆

3. 點選「資料同步設定」，並使用您的 Microsoft 365 帳戶進行驗證

4. 設定您希望 Asana 任務如何與行事曆活動同步，然後按一下「儲存」以完成設定。

深入瞭解並取得支援

若要深入瞭解如何使用 Outlook 行事曆 + Asana 整合，請造訪Asana 指南。

若有疑問、回饋或需要支援，請聯絡Asana 支援團隊。

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