Så förvandlar Asana sammanfattningar för kreativ produktion från en vecka till genomförande samma dag med hjälp av AI-assistenter

När Aubrey Rogers, chef för kreativ verksamhet och produktion på Asana, startar en ny kreativ kampanj börjar hon inte med genomförandet. Först måste hon förstå vad som händer och varför. Detta innebär ofta ett kickoff-möte med teamet, marknadsintroduktionspresentationer och en ström av konversationer fram och tillbaka på flera olika plattformar.

Teoretiskt sett bör Rogers ha allt hon behöver efter kickoffen. Hon har fastställt strategin och samordnat intressenterna. Men i verkligheten är det inte alla delar hon behöver för att påbörja arbetet.

Det beror på att de detaljer som behövs för att genomföra arbetet, såsom leveranser, tidslinjer och ägarskap, fortfarande är utspridda i de andra presentationerna, transkriptionerna och konversationerna. Arbetet stannar effektivt upp tills informationen har strukturerats till en tydlig sammanfattning.

Det är lustigt, folk tror att kampanjarbetet börjar vid den kreativa starten, men många av förseningarna uppstår mycket tidigare.”

Måste det vara så tidskrävande att skapa en sammanfattning?

Aubreys roll är att överbrygga klyftan mellan inkommande information och genomförbart arbete. Hon tar strategier från olika team och omvandlar dem till något som det kreativa teamet kan agera på direkt i form av en kreativ sammanfattning. Den processen är avgörande, men den kan också vara tidskrävande.

Traditionellt innebär det att hämta information från flera olika källor, följa upp med intressenter och kontrollera att allt är korrekt och fullständigt. Det kan ta flera dagar bara för att komma till en användbar utgångspunkt.

I många år arbetade producenter som Aubrey på det här sättet. Men framstegen inom AI – som Asanas AI-medarbetare – har förändrat det. Nu kan de automatisera tråkiga, manuella uppgifter och fokusera på de kreativa delarna av arbetet de älskar.

Hur AI-assistenter förändrade Asanas kreativa produktion

För att arbeta snabbare byggde Aubrey sitt arbetsflöde kring en AI-assistent som arbetar tillsammans med hennes team i Asana.

I stället för att börja från en tom sida tilldelar hon AI-assistenten en uppgift med informationen från startmötet. Därefter tar AI-assistenten över arbetet med att omvandla den informationen till en strukturerad sammanfattning.

Så här fungerar det:

Steg 1: Ta in och förstå allt sammanhang och all information

Aubrey skapade AI-assistenten och gav den all den kontext den behöver för att utföra arbetet, till exempel vår guide för varumärkets röst och tonfall och den strukturerade mallen som hon vill att sammanfattningen ska formateras enligt. Därefter tilldelar hon teamkollegan en uppgift med transkriptionen från kickoff-mötet, marknadslanseringspresentationen och eventuella andra konversationer eller relevanta Asana-uppgifter. När teamkollegan arbetar kan den hämta information från tidigare kampanjer, mallar och teammål för att förstå hur den ska strukturera sitt resultat.

Steg 2: Organisera informationen och skapa en strukturerad sammanfattning

Med hjälp av teamets mall för kreativa sammanfattningar omvandlar AI-assistenten den ostrukturerade informationen till ett format som teamet redan använder. Teamkollegan skapar ett fullständigt utkast till sammanfattningen, inklusive budskap, leveranser, kanaler och viktiga milstolpar. 

Steg 3: Markera luckor och detaljer som saknas

När AI-assistenten skapar sammanfattningen flaggar den aktivt för vad som saknas, till exempel odefinierade KPI:er eller ofullständiga tidslinjer. Därefter tilldelar den uppföljningar till rätt intressenter genom att tagga dem direkt i projektet och uppmana dem att lägga till de saknade detaljerna. Eftersom teamkollegan arbetar på teamnivå, inte bara för Aubrey, kan alla som är involverade i kampanjen interagera med hen, bidra med kontext och svara på hens förfrågningar. Resultatet blir en delad sammanfattning som kontinuerligt förbättras och där brister åtgärdas tidigt, innan de bromsar genomförandet.

Steg 4: Leverera en färdig sammanfattning

Slutresultatet är en strukturerad, genomförbar sammanfattning. I det här fallet är det ett helt slutfört Google-dokument, där allt är ifyllt så att teamet kan komma igång. 

Från utspridda indata till tydliga åtgärder

Det som tidigare fanns utspritt i konversationer och dokument samlas nu i en central referenskälla. Istället för att leta efter detaljer kan Aubrey fokusera på att förfina arbetet och driva det framåt.

För Aubrey är den största förändringen hur snabbt arbetet kan påbörjas.

Det som tidigare krävde en veckas samordning sker nu på några minuter. Team kan gå direkt från planering till produktion utan att tappa fart. Den förändringen ökar kapaciteten i hela teamet och minskar förseningarna i varje kampanj.

Det här är skillnaden mellan att ha ett kickoff-samtal och att faktiskt ha sammanfattningen tillgänglig så att vi kan börja arbeta samma dag.”

Skapa drivkraft i varje projekt

Att använda en AI-assistent har förändrat mer än bara ett steg i processen för Aubrey och teamet – det har helt förändrat hur deras arbete går framåt.

I stället för att pausa efter starten för att samla in information kan hennes team tryggt gå vidare  med arbetet. De spenderar mindre tid på att samla in information och mer tid på att utföra arbetet.

Det är det som gör skillnad mellan en plan och framsteg.