Como automatizar tarefas repetitivas em 5 passos

A sua equipe está em um ciclo implacável e repetitivo: atualizar manualmente os status dos projetos, classificar as solicitações de trabalho e lidar com intermináveis conversas por e-mail — tarefas que exigem atenção, mas pouco contribuem para as metas estratégicas da organização. Esse cenário é muito comum nas empresas de hoje, onde as tarefas manuais consomem recursos valiosos e prejudicam os objetivos principais. 

É aí que entra a Automatização. Ao automatizar tarefas repetitivas, você pode aumentar a produtividade e redirecionar o foco para o trabalho estratégico e de alto impacto. Neste guia, mostraremos como identificar e transformar tarefas repetitivas em processos automatizados, para que a sua equipe possa se concentrar no trabalho que realmente importa.

O processo de 5 passos para identificar e automatizar tarefas repetitivas

Dividimos o processo de automatização de tarefas em cinco etapas abrangentes, para que você possa iniciar a jornada da sua organização. 

Etapa 1: identificar as tarefas

Comece concentrando-se nas atividades que consomem tempo, são manuais ou propensas a erros. Geralmente, são tarefas que não exigem muita tomada de decisão, mas ocorrem com frequência suficiente para consumir tempo, como definir cronogramas de trabalho do projeto, monitorar o status do trabalho ou enviar atualizações do projeto. Essas tarefas de fácil execução são as principais candidatas à automatização, pois isso pode gerar benefícios imediatos em termos de precisão e eficiência. 

Para identificar essas tarefas, vá direto à fonte: a sua equipe. Use estratégias como pesquisas, entrevistas informais e observação direta para entender os desafios do fluxo de trabalho diário e identificar padrões. Quais tarefas se repetem com frequência previsível? Quais processos causam gargalos ou consomem tempo? Responder a essas perguntas ajudará a ter uma ideia de por onde começar, e envolver a equipe garantirá a adesão dela às próximas mudanças.

Além disso, avalie o potencial de Automatização em áreas-chave, incluindo:

• Delegação e priorização de tarefas: a automatização pode reduzir tarefas demoradas, como atribuir trabalho aos membros certos da equipe, padronizar solicitações de trabalho e mover tarefas de um estágio para o outro. 

• Planejamento e execução de projetos: a automatização simplifica os esforços de planejamento ao criar fluxos de trabalho confiáveis e escaláveis para diferentes processos, permitindo que você se dedique diretamente ao trabalho. 

• Colaboração e comunicação da equipe: recursos como atualizações de status automatizadas e funcionalidade de IA que gera resumos de conversas, tarefas e comentários garantem uma comunicação clara e mantêm todos em sintonia. 

• Monitoramento de desempenho: com os painéis de relatórios predefinidos, é possível adicionar gráficos e acompanhar o progresso com um clique, além de aplicar as alterações em toda a organização.

Etapa 2: avalie o potencial de Automatização

Automatizar tarefas repetitivas não se trata apenas de identificar o trabalho de rotina, mas de escolher estrategicamente as tarefas em que a automatização terá o máximo impacto. Ao decidir quais tarefas automatizar, observe critérios como a frequência e a regularidade da tarefa, a sua complexidade e a quantidade de tempo e recursos que você pode economizar.

A automatização de tarefas tem a ver com encontrar um equilíbrio: o ponto ideal em que a automatização maximiza a eficiência sem sacrificar a necessidade de percepção e tomada de decisões humanas. Quando feita corretamente, ela não apenas ajuda a trabalhar mais rápido, mas também agiliza os processos em todas as funções e cria fluxos de trabalho coesos e eficientes.

Etapa 3: explore as soluções de Automatização

Ao automatizar tarefas repetitivas, as plataformas de gestão do trabalho permitem que as equipes se concentrem em trabalhos mais estratégicos e de maior impacto. Ao procurar a plataforma certa, priorize a compatibilidade com a sua pilha de tecnologia existente, bem como plataformas escaláveis e fáceis de usar. Os recursos essenciais de Automatização a serem considerados incluem:

• A capacidade de criar fluxos de trabalho personalizados e simplificados, adaptados aos processos específicos da sua empresa. 

• Formulários que padronizam as solicitações, atribuem e agendam tarefas automaticamente e facilitam o início do trabalho. 

• Padronização simples que permite editar e atualizar processos em toda a organização com apenas alguns cliques, como coleções de fluxo de trabalho. 

• Regras que automatizam tarefas repetitivas, como atribuir trabalhos, enviar lembretes de datas de conclusão e atualizar os status das tarefas. 

• Integrações de aplicativos que simplificam os fluxos de trabalho ao reunir todas as ferramentas essenciais das suas equipes em um só lugar.

• A capacidade de adicionar etiquetas personalizadas às tarefas para ordenar, filtrar e gerar relatórios automáticos sobre o trabalho com base em métricas específicas. 

• Recursos de automatização por IA para um trabalho e tomada de decisões mais inteligentes, como o fornecimento de atualizações acionáveis a partir de dados de trabalho em tempo real e a otimização de fluxos de trabalho em toda a organização. 

• Modelos que ajudam a padronizar e iniciar o trabalho para projetos e tipos de tarefas comuns. 

Etapa 4: implementar a automatização

Depois de escolher uma plataforma de gestão do trabalho, a implementação de automatizações envolve a colaboração com a equipe de TI para obter as aprovações e o suporte necessários, bem como a integração da equipe à plataforma e o treinamento nos novos processos.

Começar com um pequeno projeto-piloto, como automatizar o cronograma de trabalho de uma tarefa ou iniciativa comum, pode ajudar a testar e refinar o processo de automatização antes de expandir amplamente por toda a organização. 

Etapa 5: medir o impacto 

Existem várias métricas importantes que você pode monitorar para mensurar a eficácia dos seus esforços de automatização, como:

• Aumento do trabalho de alto impacto: use painéis de relatórios para avaliar como o foco da equipe mudou para atividades mais estratégicas e de alto valor como resultado da automatização do trabalho. 

• Economia de tempo: as ferramentas de monitoramento de tempo e a análise de dados podem ajudar a medir o tempo gasto em tarefas e iniciativas antes e depois da automação.

• Custos economizados: use ferramentas de monitoramento financeiro ou relatórios de análise de orçamento para avaliar a redução nos custos operacionais associados aos processos automatizados. Não se esqueça de levar em conta também a economia de custos indiretos, como os associados à economia de tempo, ao aumento da produtividade e à redução de erros.

• Satisfação dos funcionários: pesquisas em toda a organização e específicas da equipe ajudarão a entender o impacto da automatização na motivação da equipe e na satisfação no trabalho.

• Redução de erros: você pode usar registros manuais de erros ou autorrelatos de funcionários para comparar a frequência de erros antes e depois da implementação de processos automatizados. 

• Aumento da produtividade: fique de olho em como a produção e a eficiência gerais mudaram para avaliar os ganhos de produtividade. 

• Redução do trabalho manual: avalie a diminuição das tarefas manuais de rotina entre equipes e departamentos. 

• Aumento da produção: as ferramentas de relatórios e análises podem ajudar a monitorar o aumento na produção ou nas entregas para ter uma ideia melhor do impacto na produção. 

• Taxa de adoção da plataforma: use as análises da plataforma para acompanhar a amplitude e a eficácia com que as novas ferramentas de Automatização estão sendo usadas em toda a organização. 

• Redução de reuniões e horários de reuniões: realize pesquisas em toda a equipe e no departamento ou analise os dados do calendário para determinar se houve uma redução perceptível no número ou na duração das reuniões desde a automatização dos processos. 

Lembre-se de que esses dados não servem apenas para avaliação, mas também para melhoria contínua. Use as métricas e o feedback para ajustar e refinar as suas estratégias de automatização. Em última análise, a automatização deve liberar a equipe para se concentrar no trabalho estratégico e de alto impacto que impulsiona os resultados de Business. 

Trabalhe de forma mais inteligente com a Automatização

A automatização de tarefas repetitivas pode transformar a forma como as empresas operam. Ao seguir estas cinco etapas, você pode transformar o trabalho manual em processos automatizados, reduzindo erros, aumentando a produtividade e liberando a sua equipe para se concentrar no trabalho de alto impacto. Tudo pronto para começar? Veja como a Asana pode impulsionar a sua jornada de Automatização. 

Tem outras dúvidas sobre a automatização de tarefas? Confira as nossas perguntas frequentes.

O que é a automatização de tarefas?

A automatização de tarefas é o processo de usar a tecnologia para automatizar tarefas repetitivas, rotineiras e muitas vezes manuais. Normalmente, envolve o uso de tecnologia, como uma plataforma de gestão do trabalho, para automatizar fluxos de trabalho e padronizar processos como entrada de dados, agendamento, criação de cronogramas de trabalho e muito mais, sem intervenção manual. 

Que tipos de tarefas repetitivas posso automatizar?

A automatização do trabalho e das tarefas pode ser usada para automatizar uma variedade de tarefas manuais, desde tarefas rotineiras e diárias até iniciativas mais complexas, incluindo:

• Gestão da entrada de dados

• Agendamento e gestão de calendário

• Simplificação de respostas de e-mail e comunicação

• Automatização da geração de relatórios

• Criar e dimensionar fluxos de trabalho personalizados  

• Coordenação da atribuição de tarefas 

• Padronizar o recebimento de trabalhos 

Quais são os benefícios de automatizar tarefas repetitivas? 

A automatização de tarefas repetitivas reduz o trabalho de baixo valor e permite que a equipe se concentre em iniciativas de alto impacto, o que leva à redução de custos, entre outros benefícios, como:

• Maior eficiência

• Melhoria da produtividade

• Redução de erros

• Economia de tempo

• Maior satisfação dos funcionários

Como a automatização de tarefas difere da gestão tradicional de tarefas? 

A gestão tradicional de tarefas envolve o acompanhamento e a execução manuais das tarefas. Em contraste, a automatização de tarefas usa a tecnologia para gerir e concluir tarefas automaticamente, sem intervenção manual. 

A automatização de tarefas é escalável para grandes empresas? 

É claro que a automatização de tarefas é altamente escalável para grandes empresas e organizações em crescimento. Procure uma plataforma de gestão do trabalho com soluções escaláveis e personalizáveis, como a capacidade de integrar um grande número de vagas e automatizar fluxos de trabalho mais complexos. 

Para quais setores a automatização de tarefas é ideal? 

Vários setores versáteis podem usar e se beneficiar da automatização de tarefas, incluindo:

• TI: solicitações de serviço, organização de dados, backups de dados. 

• Marketing: gestão de campanhas, criação de conteúdo, publicação em mídia social, monitoramento de funis. 

• Operações: gestão de recursos, padronização de processos, definição de metas. 

• Vendas: prospecção, monitoramento e cultivo de leads, agendamento. 

• Saúde: entrada e gestão de dados de pacientes, agendamento de consultas, criação de gráficos.  

• Varejo: monitoramento de inventário, suporte ao cliente, processamento de faturas. 

• Finanças: processamento de transações, geração de ordens de compra, relatórios. 

• Recursos humanos: publicação de vagas de emprego, integração de funcionários, administração de benefícios, gestão de solicitações de folgas remuneradas.