Como a Asana reduz de uma semana para um dia o tempo de execução dos briefs de produção criativa com os assistentes de IA

Quando Aubrey Rogers, chefe de operações e produção criativas da Asana, inicia uma nova campanha criativa, ela não começa pela execução. Primeiro, ela precisa entender o que está acontecendo e por quê. Isso geralmente implica uma reunião inicial da equipe, apresentações de entrada no mercado e uma série de conversas de ida e volta ocorrendo em várias plataformas.

Em teoria, Rogers deveria ter tudo o que precisa após a reunião inicial. Ela definiu a estratégia e alinhou os participantes. Mas, na prática, esses não são todos os elementos de que ela precisa para iniciar o trabalho.

Isso porque os detalhes necessários para a execução, como entregáveis, cronogramas e responsabilidades, ainda estão dispersos por aquelas outras apresentações, transcrições e conversas. O trabalho fica praticamente paralisado até que essas informações sejam estruturadas em um brief claro.

É engraçado, as pessoas acham que o trabalho de campanha começa no lançamento criativo, mas muitos dos atrasos acontecem muito antes.”

A criação de um brief precisa ser tão demorada?

A função de Aubrey é fazer a ponte entre as informações recebidas e o trabalho realizável. Ela recolhe a estratégia de todas as equipes e a transforma em algo que a equipe de criação possa usar imediatamente na forma de um brief de criação. Esse processo é fundamental, mas também pode ser demorado.

Tradicionalmente, isso significa coletar informações de diversas fontes, manter contato com as partes interessadas e validar se tudo está correto e completo. Podem ser necessários dias apenas para chegar a um ponto de partida utilizável.

Durante anos, foi assim que produtores como Aubrey trabalhavam. Mas os avanços na IA, como os Assistentes de IA da Asana, mudaram essa realidade. Agora, eles podem automatizar tarefas manuais e entediantes e se concentrar nas atividades criativas de que gostam.

Como os assistentes de IA transformaram a produção criativa na Asana

Para progredir mais rapidamente, Aubrey estruturou o seu fluxo de trabalho em torno de um assistente de IA que trabalha ao lado da sua equipe dentro da Asana.

Em vez de começar do zero, ela atribui ao assistente de IA uma tarefa com as informações da reunião inicial. A partir daí, o assistente de IA assume a tarefa de transformar essas informações em um brief estruturado.

Funciona assim:

Passo 1: absorver e compreender todo o contexto e todas as informações

Aubrey criou o assistente de IA e forneceu a ele todo o contexto necessário para realizar o trabalho, como o nosso guia de voz e tom da marca e o modelo estruturado no qual ela quer que o brief seja formatado. Em seguida, ela atribui ao colega de equipe uma tarefa com a transcrição da reunião inicial, a apresentação de entrada no mercado e quaisquer outras conversas ou tarefas relevantes da Asana. Durante o trabalho, o colega de equipe pode consultar campanhas anteriores, modelos e metas da equipe para entender como estruturar o resultado.

Etapa 2: organize as informações e gere um brief estruturado

Usando o modelo de brief de criação da equipe, o assistente de IA mapeia as informações não estruturadas em um formato que a equipe já utiliza. O colega de equipe cria um rascunho completo do brief, incluindo mensagem, entregáveis, canais e principais marcos. 

Etapa 3: sinalizar lacunas e detalhes faltantes

À medida que elabora o brief, o assistente de IA sinaliza ativamente o que está faltando, como indicadores-chave de desempenho não definidos ou cronogramas incompletos. Em seguida, ele atribui os acompanhamentos aos colaboradores certos, marcando-os diretamente no projeto e solicitando que adicionem as informações que faltam. Como o colega de equipe opera no nível da equipe, e não apenas para Aubrey, qualquer pessoa envolvida na campanha pode interagir com ele, fornecer contexto e responder às suas solicitações. O resultado é um brief compartilhado e em constante aprimoramento, no qual as lacunas são resolvidas logo no início, antes que atrasem a execução.

Etapa 4: entregar um brief pronto para uso

O resultado final é um briefing estruturado e acionável. Neste caso, um documento do Google totalmente preenchido, com todas as informações necessárias para a equipe começar. 

De informações dispersas a ações claras

O que antes estava disperso por conversas e documentos agora está reunido num único núcleo de referência. Em vez de perder tempo atrás de detalhes, Aubrey pode se concentrar em refinar o trabalho e fazê-lo avançar.

Para Aubrey, a maior mudança é a rapidez com que o trabalho pode começar.

O que antes levava uma semana de coordenação agora acontece em poucos minutos. As equipes podem passar diretamente do planejamento para a produção, sem perder o ritmo. Essa mudança aumenta a capacidade de toda a equipe e reduz os atrasos em todas as campanhas.

Esta é a diferença entre fazer uma chamada inicial e ter o brief realmente disponível para começarmos a trabalhar naquele dia.”

Como dar dinamismo a todos os projetos

O uso de um assistente de IA mudou mais do que apenas uma etapa do processo para Aubrey e sua equipe: mudou completamente a forma como o trabalho deles avança.

Em vez de fazer uma pausa após o lançamento para reunir informações, a equipe dela pode avançar com confiança  no trabalho. Eles passam menos tempo coletando informações e mais tempo executando o trabalho.

É isso que faz a diferença entre um plano e o progresso.