Google Agenda + Asana

Wat is Google Agenda?

Google Agenda is een planningsagenda waarmee je eenvoudig vergaderingen inplant en je tijd beheert door al je agenda's in één plaats bij te houden.

Waarom Google Agenda + Asana

Met de Google Agenda + Asana-integratie kunnen teams hun dag plannen, inplannen en bijhouden.

** Houd er rekening mee dat de gegevenssynchronisatie-instellingen slechts maximaal 1 persoonlijke werkagenda synchroniseren.

Asana-regels:

Met regels kunnen teams overstappen van het handmatig plannen van vergaderingen naar het automatisch aanmaken van een Google Agenda-vergadering met projectmedewerkers wanneer een Asana-taak een bepaalde fase bereikt.

Met behulp van regels kunnen teams bijvoorbeeld een trigger maken die een evenement toevoegt aan een teamagenda wanneer een taak naar een sectie 'Gepland' wordt verplaatst en ook medewerkers van de taak uitnodigt voor het evenement. Teams kunnen dit ook gebruiken voor terugkerende taakscenario's; dat wil zeggen dat ze een terugkerende taak 'Agenda voor vergadering verzenden' kunnen maken, die een uitnodiging voor een evenement verzendt wanneer de taak is voltooid.

Gebeurtenissen toevoegen aan taken als widgets:

Teams kunnen ook evenementwidgets aan taken toevoegen om gerelateerd werk te koppelen en belangrijke details over de taak weer te geven, zoals de tijd van het evenement en de organisator. Wanneer gebruikers bijvoorbeeld een vergadering met een klant plannen, kunnen ze de vergadering aan een taak koppelen, zodat de medewerkers aan de taak weten dat de vergadering is gepland. Afspraakwidgets worden automatisch toegevoegd voor afspraken die zijn gemaakt door de integratie 'Google Agenda met regels'.

Instelling voor gegevenssynchronisatie voor afspraakwidgets:

Met de instelling voor gegevenssynchronisatie kunnen teams er eenvoudig voor zorgen dat evenementen up-to-date blijven met de taken die werden gebruikt om ze in te plannen. Met deze instelling kunnen teams de Asana-taakvelden configureren die bijgewerkt moeten blijven in het agenda-evenement wanneer een evenement is gekoppeld. Als er bijvoorbeeld een regel is gebruikt om een evenement automatisch te plannen, kan de organisator van het evenement de vervaldatum en -tijd van de taak bewerken, en wordt de wijziging doorgevoerd in het agenda-evenement.

Projectsynchronisatie voor alle projecttaken:

Teams kunnen ook eenvoudig alle taken in een Asana-project of Mijn taken synchroniseren met hun Google Agenda om ervoor te zorgen dat er geen werk over het hoofd wordt gezien.

• Mijn taken: taken die elke dag moeten worden voltooid, zijn zichtbaar in Google Agenda, zodat teams gefocust kunnen blijven

• Projecten importeren: Aankomende mijlpalen of deadlines voor projecten zijn zichtbaar in Google Agenda

Google Agenda + Asana verbinden

Zo stel je de Google Agenda-integratie in:

1. Navigeer naar het specifieke Asana-project waar je de integratie aan wilt toevoegen.

2. Klik op Aanpassen in de rechterbovenhoek en navigeer naar Apps

3. Selecteer Google Agenda en klik op Toevoegen aan project

4. Log in met je Google-account en klik op Toestaan

5. Als je evenementen aan taken wilt koppelen, open je een taak in het project en klik je op "Google Agenda-evenement toevoegen"

6. Om regels te maken met Google Agenda, klik je op Aanpassen in de rechterbovenhoek en navigeer je naar Regels

Nadat je de Google Agenda-integratie hebt ingesteld, kun je als volgt de instelling voor gegevenssynchronisatie voor afspraakwidgets instellen:

1. Klik op Aanpassen in de rechterbovenhoek van het Asana-project waaraan je deze instelling wilt toevoegen en navigeer naar Apps

2. Selecteer Google Agenda en navigeer naar het tabblad Instelling voor gegevenssynchronisatie

3. Selecteer de agenda voor synchronisatie (Opmerking: deze instelling is alleen van toepassing op agenda's waar jij de organisator van de afspraak bent)

4. Selecteer de taakvelden die moeten worden gekoppeld aan gebeurtenisvelden

5. Selecteer Opslaan en sluiten om de instelling te activeren

Bekijk hier hoe je projectsynchronisatie kunt gebruiken voor alle taken in een project of Mijn taken in Google Agenda:

Alle taken in een Asana-project synchroniseren:

1. Navigeer naar het project en klik op het vervolgkeuzemenu naast de projectnaam

2. Klik op Exporteren/Afdrukken en selecteer Synchroniseren naar agenda

3. Kopieer de URL in het pop-upvenster dat verschijnt

4. Ga naar Google Agenda en klik in de zijbalk op Andere agenda's

5. Selecteren van URL

6. Plak de URL van het project

Om alle taken in je Mijn taken te synchroniseren:

1. Klik in je Mijn taken op het acties-vervolgkeuzemenu

2. Selecteer Synchroniseren met agenda

3. Kopieer de URL in het pop-upvenster dat verschijnt

4. Ga naar Google Agenda en klik in de zijbalk op Andere agenda's

5. Selecteren van URL

6. Plak de URL van het project

Opmerking: Dit is een eenrichtingssynchronisatie van Asana naar je agenda. Updates in je agenda zullen niet gereflecteerd worden in Asana.

Meer informatie en ondersteuning

Voor meer informatie over het gebruik van de Google Agenda + Asana Regels-integratie, ga je naar het Asana-helpcentrum of voor het synchroniseren van projecten met Google Agenda ga je naar dit artikel in het helpcentrum.

Als je vragen of feedback hebt, of ondersteuning nodig hebt, kun je contact opnemen met het Asana-ondersteuningsteam.

Werk moeiteloos samen met Asana

Van de kleine dingetjes tot het grote geheel, Asana organiseert werk zodat teams weten wat ze moeten doen, waarom het belangrijk is en hoe het moet worden gedaan. Het is gratis om mee te beginnen, eenvoudig in gebruik en krachtig genoeg om je hele bedrijf mee te runnen. Leer vandaag nog meer over Asana.