Asana가 AI 팀원을 활용하여 크리에이티브 제작 브리프를 1주일에서 당일 실행으로 단축하는 방법

Asana의 크리에이티브 운영 및 제작 팀장인 Aubrey Rogers는 새로운 크리에이티브 캠페인을 시작할 때 실행부터 시작하지 않습니다. 먼저, 그녀는 무슨 일이 일어나고 있는지, 그리고 그 이유를 이해해야 합니다. 이는 종종 팀 킥오프, 시장 진출 프레젠테이션 슬라이드, 여러 플랫폼에서 오가는 수많은 대화를 의미합니다.

이론적으로 Rogers님은 킥오프 후 필요한 모든 것을 갖추고 있어야 합니다. 그녀는 전략을 수립하고 이해관계자들을 조율했습니다. 그러나 실제로 그녀가 작업을 시작하는 데 필요한 모든 요소는 아닙니다.

그 이유는 결과물, 타임라인, 소유권과 같은 실행에 필요한 세부 정보가 여전히 다른 프레젠테이션 슬라이드, 대화록, 대화에 흩어져 있기 때문입니다. 이러한 정보가 명확한 브리프로 체계화될 때까지 업무가 효과적으로 중단됩니다.

재밌는 사실은 사람들이 캠페인 업무가 크리에이티브 킥오프에서 시작된다고 생각하지만, 많은 지연이 훨씬 더 이른 시점에 발생한다는 것입니다.”

브리프를 작성하는 데 그렇게 많은 시간이 소요되어야 할까요?

Aubrey의 역할은 유입되는 정보와 실행 가능한 업무 간의 간극을 메우는 것입니다. 그녀는 여러 팀의 전략을 받아 크리에이티브 팀이 즉시 실행할 수 있는 크리에이티브 브리프의 형태로 변환합니다. 이 프로세스는 매우 중요하지만 시간이 많이 소요될 수 있습니다.

기존에는 여러 소스에서 정보를 수집하고, 이해관계자에게 후속 조치를 취하고, 모든 정보가 정확하고 완전한지 확인하는 것을 의미했습니다. 사용 가능한 시작점에 도달하는 데만 며칠이 걸릴 수 있습니다.

수년간 Aubrey 님과 같은 프로듀서들은 이런 방식으로 일해 왔습니다. 하지만 Asana의 AI 팀원과 같은 AI의 발전으로 이러한 상황이 변화했습니다. 이제 번거로운 수동 작업을 자동화하고 좋아하는 창의적인 업무에 집중할 수 있습니다.

AI 팀원이 Asana 크리에이티브 제작을 변화시킨 방법

더 빠르게 진행하기 위해 Aubrey는 Asana 내에서 팀과 함께 일하는 AI 팀원을 중심으로 워크플로를 구축했습니다.

빈 페이지에서 시작하는 대신, 킥오프에서 얻은 정보를 바탕으로 AI 팀원에게 작업을 할당합니다. 그런 다음 AI 팀원이 해당 정보를 체계적인 브리프로 전환하는 작업을 수행합니다.

여기에서 방법을 확인하세요.

1단계: 모든 배경 정보와 입력 내용을 파악하고 이해하기

Aubrey 님은 AI 팀원을 생성하고 업무를 수행하는 데 필요한 모든 배경 정보를 제공했습니다. 여기에는 브랜드 보이스 및 톤 가이드와 브리프 형식을 지정할 때 사용하려는 구조화된 템플릿 등이 포함됩니다. 그런 다음 그녀는 팀원에게 킥오프 미팅 대화록, 시장 진출 전략 프레젠테이션 슬라이드, 기타 대화 또는 관련 Asana 작업을 포함한 작업을 할당합니다. 작업을 진행하면서 AI 팀원은 이전 캠페인, 템플릿, 팀 목표를 참고하여 결과물을 어떻게 구성해야 하는지 파악할 수 있습니다.

2단계: 정보를 정리하고 체계적인 브리프를 작성합니다

AI 팀원은 팀의 크리에이티브 브리프 템플릿을 사용하여 비정형화된 입력을 팀이 이미 사용하고 있는 형식으로 매핑합니다. 팀원은 메시지, 결과물, 채널 및 주요 마일스톤을 포함한 브리프의 전체 초안을 작성합니다. 

3단계: 누락된 부분과 세부 정보 표시하기

AI 팀원은 브리프를 작성하는 과정에서 정의되지 않은 KPI나 불완전한 타임라인과 같이 누락된 사항을 적극적으로 알려줍니다. 그런 다음 적절한 이해관계자에게 후속 조치를 배정하고, 프로젝트에서 해당 이해관계자를 직접 태그하여 누락된 세부 정보를 추가하도록 요청합니다. AI 팀원은 Aubrey님만을 위한 것이 아니라 팀 차원에서 작동하므로 캠페인에 관련된 모든 사람이 AI 팀원과 상호작용하고, 배경 정보를 제공하고, 요청에 응답할 수 있습니다. 그 결과, 실행 속도가 느려지기 전에 누락된 부분을 조기에 해결하여 지속적으로 개선되는 공유 브리프가 만들어집니다.

4단계: 즉시 사용할 수 있는 브리프를 제공합니다

최종 결과물은 구조화되고 실행 가능한 브리프입니다. 이 경우, 팀이 시작할 수 있도록 모든 내용이 기재된 완전히 완료된 Google 문서입니다. 

산재한 입력 정보에서 명확한 실행으로

이전에는 여러 대화와 문서에 흩어져 있던 정보가 이제 단일 정보 소스에 정리됩니다. Aubrey 님은 세부 정보를 찾느라 시간을 허비하는 대신 업무를 정교화하고 진행하는 데 집중할 수 있습니다.

Aubrey 님에게 가장 큰 변화는 업무를 얼마나 빨리 시작할 수 있는지입니다.

예전에는 조율하는 데 일주일이 걸렸던 일이 이제는 몇 분 만에 이루어집니다. 팀은 기세를 잃지 않고 계획 단계에서 제작 단계로 바로 넘어갈 수 있습니다. 이러한 변화는 팀 전체의 작업 수용량을 높이고 모든 캠페인에서 지연을 줄여줍니다.

이것이 킥오프 통화를 하는 것과 실제로 그날 업무를 시작할 수 있도록 브리프를 제공받는 것의 차이점입니다.”

모든 프로젝트에 추진력을 불어넣기

AI 팀원을 활용한 것은 Aubrey 님과 팀의 프로세스에서 한 단계 이상의 변화를 가져왔습니다. 업무가 진행되는 방식이 완전히 달라졌습니다.

킥오프 후 정보를 수집하기 위해 잠시 멈추는 대신, 그녀의 팀은 자신 있게 업무를 진행할 수 있습니다. 팀원들은 정보를 수집하는 데 걸리는 시간은 줄이고 실제로 업무를 수행하는 데 더 많은 시간을 할애합니다.

이것이 계획과 진전의 차이를 만드는 것입니다.