La gamma di prodotti di lusso di Trinny London, composta da articoli per il trucco facili da usare, moderni e adatti a ogni occasione, ha conquistato i beauty case di tutto il mondo: in soli quattro anni, l’azienda è cresciuta fino a contare oltre 170 dipendenti. Tuttavia, questo incredibile percorso ha sollevato preoccupazioni su come sostenere questo livello di crescita a lungo termine con l'acquisizione di nuovi clienti.

Secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro, i dipendenti possono risparmiare sei ore e cinque minuti ogni settimana solo grazie al miglioramento dei processi. Trinny London ha deciso di implementare un nuovo strumento in stile Kanban e ha subito riscontrato una maggiore facilità nel visualizzare le attività, monitorare l'avanzamento e identificare le dipendenze funzionali. Ma ciò ha creato un nuovo problema: la comunicazione eccessiva. "Le caselle di posta delle persone erano inondate di notifiche", spiega Shannon.

Trinny London ha deciso di valutare altri strumenti di gestione del lavoro, rendendosi conto di aver bisogno di qualcosa con un alto livello di automazione e con tutte le funzionalità necessarie già pronte all'uso. “Avevamo bisogno di un sistema più sofisticato, qualcosa che funzionasse come un foglio di calcolo, ma con una visualizzazione in tempo reale e notifiche automatiche, e senza sovraccaricare le persone”, ha affermato Shannon.

Asana aveva tutte le carte in regola

I team di Asana e Trinny London hanno iniziato l’implementazione con un singolo caso d’uso: supportare i lanci dei prodotti. Jemima Childs, coordinatrice della produzione video, ha dichiarato: “Asana ha reso il processo estremamente chiaro. Sembrava che tutti sapessero a che punto fossero e cosa dovessero fare.” Shannon ha proseguito: “Quando non sono al computer, ricevo le notifiche tramite l'integrazione per Slack. Tutto è in un unico posto, quindi non ho trovato la casella di posta inondata di email quando sono tornata al computer.”

Dimostrare le capacità di Asana su piccola scala ha semplificato l’implementazione. Ma la soddisfazione del team non era dovuta solo al modo in cui Asana aveva migliorato la gestione del lavoro, ma si estendeva a tutti i piccoli dettagli. “Mi piace il fatto che si possano esprimere apprezzamenti ai colleghi tramite gli emoji. È molto motivante e fa una grande differenza”, ha affermato Jemima.

Le basi giuste

“Quando usavamo il nostro foglio di calcolo iniziale e lo strumento in stile Kanban, eravamo sempre a rincorrere le persone per ottenere aggiornamenti. Il carico di lavoro è raddoppiato invece di dimezzarsi”, ha affermato Jemima. Tuttavia, la chiarezza offerta da Asana per i brief relativi alle nuove pubblicità, la loro organizzazione e la registrazione dei feedback ha permesso a Trinny London di migliorare il lavoro per i propri dipendenti: un investimento che, secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro, oltre un quarto dei dipendenti vorrebbe che i propri datori di lavoro facessero per favorire una migliore collaborazione. “La mia funzionalità preferita è la possibilità di aggiungere un'attività a più bacheche. In questo modo, dobbiamo comunicare solo in un’attività ed è visibile ovunque. Questo ha cambiato le carte in tavola per noi”, ha affermato Shannon.

Trinny London utilizza Asana per ottimizzare la spesa pubblicitaria. Come ha spiegato Demi Mistry, Paid Social Coordinator, “Prima era molto difficile sapere dove si trovasse tutto e abbinare le immagini giuste al testo giusto. Asana mi offre una visione completa dello scopo, della descrizione, dei link e delle risorse correlate di ogni annuncio, nonché dello stato di avanzamento e dei passaggi successivi. Asana ci aiuta a caricare i contenuti nell’Ad Manager di Facebook e a testarli più rapidamente. Quando sappiamo cosa funziona, possiamo preparare più brief e migliorare il ritorno sulle vendite.”

Esecuzione impeccabile

Asana consente inoltre a Trinny London di allineare i propri team interfunzionali che promuovono l'acquisizione di nuovi clienti man mano che l'azienda si evolve.

Le bacheche centralizzate e condivise forniscono una vista unificata di tutte le attività, con aggiornamenti di stato chiari e collaboratori coinvolti in un progetto quando necessario. “Poiché collaboriamo con tutti i team del reparto marketing, Asana è perfetta per gestire tutte le attività. Abbiamo quattro bacheche dedicate esclusivamente ai servizi fotografici: una per organizzare gli scatti, una per il ritocco, una per la parte editoriale e una per il design aggiuntivo”, ha affermato Penny Bavister, Design Ops Coordinator. “Per tenere il lavoro sotto controllo, ho impostato una regola in modo che, quando un'attività viene contrassegnata come completata, passi automaticamente alla bacheca successiva. Se manca qualcosa, un'altra regola ne abbassa lo stato e la riporta alla bacheca precedente per ulteriori interventi.”

Shannon ha commentato: “Asana ci ha aiutato ad automatizzare la procedura di approvazione dei feedback, il che ha sicuramente velocizzato le cose e reso tutto più chiaro”.

Inoltre, l'Indice dell'anatomia del lavoro ha rilevato che la maggior parte dei lavoratori è in grado di dedicare solo il 14% del proprio tempo alla strategia lungimirante, e Trinny London ritiene che Asana le abbia offerto una grande opportunità. "Il mio precedente ruolo ora funziona da solo", spiega Shannon. “Asana mi ha dato più tempo per lavorare alla pianificazione di livello superiore e guardare avanti ai lanci e ai progetti futuri”.

Risultati visibili

Un KPI fondamentale del team di produzione video era quello di aumentare i tempi di visualizzazione di un minuto su tutti i contenuti video del sito web e di YouTube. Questo incoraggia più visualizzatori a mettere “Mi piace” e iscriversi, il che alla fine genera entrate. “Per acquisire nuovi brief per i video, chiediamo al team editoriale di compilare un modulo Asana, che crea un'attività nella bacheca della produzione video. In questo modo, ho a disposizione un elenco visivo delle richieste, così è più facile valutare i carichi di lavoro e lo stato dei diversi asset, prima di assegnare il brief al team di progettazione o di copywriting”, ha spiegato Jemima.

In precedenza, le richieste in entrata venivano gestite via email e, a causa del volume, spesso le azioni venivano dimenticate o si verificavano problemi di comunicazione, uno dei principali effetti del burnout secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro. Ora, il 99% della comunicazione interna passa attraverso Asana. Inoltre, le persone si sentono responsabili delle attività che vengono loro assegnate, possono accedere alle informazioni di cui hanno bisogno e percepiscono di poter influenzare il risultato del proprio lavoro, il che le motiva ad assumersi delle responsabilità. Come ha commentato Jemima, “Asana ci ha fornito un modo per gestire meglio i carichi di lavoro”.

Preparati al successo

Con Asana integrata nel ritmo dell'azienda, Trinny London dispone ora della piattaforma giusta per scalare e diversificarsi, in modo da rimanere rilevante per i futuri clienti. “Nel prossimo anno, l'obiettivo è aumentare la nostra presenza nei mercati in crescita, tra cui Stati Uniti, Germania e Canada”, ha affermato Demi. “Asana sarà di grande aiuto nell'organizzazione dei lanci nei nuovi paesi, oltre che nel mantenimento della normale attività aziendale.”

Trinny London è ora fiduciosa nella sua capacità di acquisire nuovi clienti a lungo termine, perché Asana offre al team la piattaforma di cui ha bisogno per gestire e portare avanti il lavoro in modo impeccabile.