Comment Asana fait passer les briefs de production créative d'une semaine à une exécution le jour même grâce aux AI Teammates

Lorsqu’Aubrey Rogers, responsable des opérations créatives et de la production chez Asana, lance une nouvelle campagne créative, elle ne commence pas par l’exécution. Tout d’abord, elle doit comprendre ce qu’il se passe et pourquoi. Cela implique souvent une réunion de lancement d'équipe, des présentations de mise sur le marché et de nombreux échanges sur plusieurs plateformes.

En théorie, Aubrey Rogers devrait disposer de tout ce dont elle a besoin après le lancement. Elle a défini la stratégie et coordonné les parties prenantes. Mais en réalité, ce ne sont pas tous les éléments dont elle a besoin pour commencer le travail.

En effet, les informations nécessaires à la mise en œuvre, telles que les livrables, les échéances et les responsabilités, sont encore dispersées dans ces autres présentations, transcriptions et discussions. Le travail se retrouve effectivement au point mort tant que ces informations n'ont pas été structurées dans un brief clair.

C’est amusant, les gens pensent que le travail sur une campagne commence au lancement de la phase créative, mais une grande partie des retards survient bien plus tôt.”

La création d'un brief doit-elle vraiment prendre autant de temps ?

Le rôle d’Aubrey consiste à faire le lien entre les informations reçues et le travail concret à accomplir. Elle s'appuie sur la stratégie définie par l'ensemble des équipes et la traduit en un brief créatif permettant à l'équipe créative d'agir immédiatement. Ce processus est essentiel, mais il peut également prendre beaucoup de temps.

Traditionnellement, cela implique de recueillir des informations auprès de plusieurs sources, de faire le point avec les parties prenantes et de vérifier que tout est exact et complet. Il peut falloir plusieurs jours pour parvenir à un point de départ exploitable.

Pendant des années, c’est ainsi que travaillaient les chefs de projet comme Aubrey. Mais les progrès de l’IA, comme l’IA Asana Teammates, ont changé la donne. Désormais, ils peuvent automatiser les tâches manuelles fastidieuses et se concentrer sur le travail créatif qu'ils aiment.

Comment les AI Teammates ont transformé la production créative chez Asana

Pour avancer plus vite, Aubrey a conçu son processus autour d'un AI Teammate qui travaille aux côtés de son équipe au sein d'Asana.

Au lieu de partir d'une page blanche, elle attribue à l'AI Teammate une tâche en lui fournissant les informations issues de la réunion de lancement. L'AI Teammate se charge alors de transformer ces informations en un brief structuré.

Voici comment cela fonctionne :

Étape 1 : prendre en compte et comprendre l'ensemble du contexte et des informations fournies

Aubrey a créé l'AI Teammate et lui a fourni tout le contexte nécessaire pour effectuer le travail, notamment notre guide sur la voix et le ton de la marque, ainsi que le modèle structuré dans lequel elle souhaite que le brief soit rédigé. Elle attribue ensuite une tâche au collègue en lui fournissant la transcription de la réunion de lancement, la présentation de mise sur le marché et toute autre discussion ou tâche Asana pertinente. Au fur et à mesure, le collègue peut s'appuyer sur des campagnes passées, des modèles et des objectifs d'équipe pour comprendre comment structurer son travail.

Étape 2 : organiser les informations et générer un brief structuré

À l’aide du modèle de brief créatif de l’équipe, l’AI Teammate organise les informations non structurées dans un format que l’équipe utilise déjà. Le collègue crée un brouillon complet du brief, comprenant les messages, les livrables, les canaux et les jalons clés. 

Étape 3 : signalez les lacunes et les informations manquantes

Lorsqu’il élabore le brief, l’AI Teammate signale activement les éléments manquants, tels que des ICP non définis ou des calendriers incomplets. Il attribue ensuite les suivis aux bonnes parties prenantes, en les identifiant directement dans le projet et en les invitant à ajouter les informations manquantes. Étant donné que le collègue opère au niveau de l'équipe, et pas uniquement pour Aubrey, toute personne impliquée dans la campagne peut interagir avec lui, apporter du contexte et répondre à ses demandes. Il en résulte un brief partagé et en constante amélioration, dans lequel les lacunes sont comblées en amont, avant qu'elles ne ralentissent l'exécution.

Étape 4 : livrer un brief prêt à l'emploi

Le résultat final est un brief structuré et exploitable. Dans ce cas, il s'agit d'un document Google entièrement terminé, avec toutes les informations nécessaires pour que l'équipe puisse commencer. 

Des informations dispersées aux actions à traiter parfaitement claires

Ce qui était auparavant dispersé entre les discussions et les documents est désormais regroupé dans une source unique de référence. Plutôt que de courir après les informations, Aubrey peut se concentrer sur l'amélioration du travail et sa progression.

Pour Aubrey, le plus grand changement réside dans la rapidité avec laquelle le travail peut commencer.

Ce qui prenait une semaine de coordination se fait maintenant en quelques minutes. Les équipes peuvent passer directement de la planification à la production, sans perdre leur dynamisme. Ce changement augmente la capacité de travail de l'équipe et réduit les retards pour chaque campagne.

C'est la différence entre organiser une réunion de lancement et disposer d'un brief nous permettant de commencer à travailler le jour même.”

Donner de l'élan à chaque projet

L’utilisation d’un AI Teammate a transformé bien plus qu’une simple étape du processus pour Aubrey et son équipe : elle a complètement changé la façon dont leur travail avance.

Au lieu de faire une pause après le lancement pour rassembler des informations, son équipe peut poursuivre le travail en toute confiance. Ses membres consacrent moins de temps à recueillir des informations et davantage à la mise en œuvre.

C’est ce qui fait la différence entre un plan et des progrès concrets.