Wie Asana mit AI Teammates dafür sorgt, dass Kreativprojekte, die früher eine Woche gedauert hätten, jetzt am selben Tag umgesetzt werden können

Wenn Aubrey Rogers, Head of Creative Operations & Production bei Asana, eine neue Kreativkampagne startet, beginnt sie nicht mit der Umsetzung. Zunächst muss sie verstehen, was passiert und warum. Dies bedeutet oft einen Team-Kick-off, Markteinführungspräsentationen und zahlreiche Diskussionen, die auf mehreren Plattformen stattfinden.

Theoretisch sollte Rogers nach dem Kick-off-Meeting alles haben, was sie braucht. Sie hat die Strategie festgelegt und alle Beteiligten aufeinander abgestimmt. In der Realität sind das jedoch nicht alle Informationen, die sie benötigt, um mit der Arbeit zu beginnen.

Das liegt daran, dass die für die Umsetzung erforderlichen Details wie Ergebnisse, Zeitpläne und Verantwortlichkeiten immer noch über diese anderen Präsentationen, Transkripte und Diskussionen verstreut sind. Die Arbeit kommt praktisch zum Stillstand, bis diese Informationen in einem klaren Briefing strukturiert sind.

Es ist lustig, dass viele Leute denken, die Arbeit an einer Kampagne beginne mit dem kreativen Kick-off, aber viele der Verzögerungen treten schon viel früher auf.”

Muss die Erstellung eines Briefings wirklich so zeitaufwendig sein?

Aubreys Aufgabe besteht darin, die Lücke zwischen eingehenden Informationen und umsetzbaren Arbeitsvorgängen zu schließen. Sie nimmt die Strategien verschiedener Teams auf und übersetzt sie in Form eines Kreativ-Briefings in etwas, das das Kreativteam sofort umsetzen kann. Dieser Prozess ist zwar wichtig, kann aber auch zeitaufwändig sein.

Traditionell bedeutet dies, Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenzutragen, bei Stakeholdern nachzufragen und sicherzustellen, dass alles korrekt und vollständig ist. Es kann Tage dauern, bis man einen brauchbaren Ausgangspunkt hat.

Jahrelang haben Produzenten wie Aubrey so gearbeitet. Aber Fortschritte in der KI – wie die KI-Teammitglieder von Asana – haben das geändert. Jetzt können sie langwierige, manuelle Aufgaben automatisieren und sich auf die kreativen Arbeitsvorgänge konzentrieren, die sie begeistern.

Wie AI Teammates die Kreativproduktion bei Asana verändert haben

Um schneller voranzukommen, hat Aubrey ihren Workflow um einen AI Teammate herum aufgebaut, der mit ihrem Team in Asana zusammenarbeitet.

Anstatt bei Null anzufangen, weist sie dem AI Teammate eine Aufgabe mit den Informationen aus dem Kick-off-Meeting zu. Anschließend übernimmt der AI Teammate die Aufgabe, diese Informationen in ein strukturiertes Briefing umzuwandeln.

Und so funktioniert es:

Schritt 1: Den gesamten Kontext und alle Informationen aufnehmen und verstehen

Aubrey hat den AI Teammate erstellt und ihm den gesamten Kontext zur Verfügung gestellt, den er für die Arbeit benötigt, z. B. unseren Leitfaden für Markensprache und -tonfall sowie die strukturierte Vorlage, nach der das Briefing formatiert werden soll. Anschließend weist sie dem Teamkollegen eine Aufgabe mit dem Transkript des Kick-off-Meetings, der Markteinführungspräsentation und allen anderen Diskussionen oder relevanten Asana-Aufgaben zu. Während der Arbeit kann der KI-Teamkollege auf frühere Kampagnen, Vorlagen und Teamziele zurückgreifen, um zu verstehen, wie er sein Ergebnis strukturieren soll.

Schritt 2: Informationen strukturieren und ein strukturiertes Briefing erstellen

Mithilfe der Vorlage für Kreativ-Briefings des Teams überträgt der AI Teammate die unstrukturierten Informationen in ein Format, das das Team bereits verwendet. Der Teamkollege erstellt einen vollständigen Entwurf des Briefings, einschließlich Botschaften, Ergebnissen, Kanälen und wichtigen Meilensteinen. 

Schritt 3: Lücken und fehlende Details kennzeichnen

Während der AI Teammate das Briefing erstellt, weist er aktiv auf fehlende Informationen hin, z. B. auf nicht definierte KPIs oder unvollständige Zeitpläne. Anschließend weist er Folgeaufgaben den richtigen wichtigen Beteiligten zu, markiert sie direkt im Projekt und fordert sie auf, die fehlenden Details hinzuzufügen. Da der Teamkollege auf Teamebene arbeitet und nicht nur für Aubrey, kann jede Person, die an der Kampagne beteiligt ist, mit ihm interagieren, Kontext beisteuern und auf seine Anfragen reagieren. Das Ergebnis ist ein gemeinsam genutztes, kontinuierlich optimiertes Briefing, bei dem Lücken frühzeitig behoben werden, bevor sie die Umsetzung verlangsamen.

Schritt 4: Bereitstellung eines einsatzbereiten Briefings

Das Endergebnis ist ein strukturiertes, umsetzbares Briefing. In diesem Fall handelt es sich um ein vollständig ausgefülltes Google-Dokument, in dem alle Informationen enthalten sind, damit das Team loslegen kann. 

Von verstreuten Informationen zu klaren Handlungsschritten

Was früher in verschiedenen Diskussionen und Dokumenten verstreut war, ist jetzt in einer einzigen Informationsquelle zusammengefasst. Anstatt Details suchen zu müssen, kann sich Aubrey darauf konzentrieren, die Arbeit zu optimieren und voranzutreiben.

Für Aubrey ist die größte Veränderung, wie schnell die Arbeit beginnen kann.

Was früher eine Woche an Koordination erforderte, geschieht jetzt in wenigen Minuten. Teams können direkt von der Planung zur Produktion übergehen, ohne an Dynamik zu verlieren. Diese Veränderung erhöht die Kapazität im gesamten Team und reduziert Verzögerungen bei jeder Kampagne.

Das ist der Unterschied zwischen einem Kick-off-Meeting und einem tatsächlich verfügbaren Briefing, mit dem wir noch am selben Tag mit der Arbeit beginnen können.”

Jedes Projekt mit Schwung angehen

Der Einsatz eines AI Teammates hat für Aubrey und ihr Team mehr als nur einen Schritt im Prozess verändert – er hat die Art und Weise, wie ihre Arbeit voranschreitet, grundlegend verändert.

Anstatt nach dem Kick-off eine Pause einzulegen, um Informationen zusammenzutragen, kann ihr Team souverän mit der Arbeit fortfahren. Sie verbringen weniger Zeit mit dem Sammeln von Informationen und mehr Zeit mit der Umsetzung.

Das ist der Unterschied zwischen einem Plan und echtem Fortschritt.