Wie wir eine KI-gestützte Marketingstrategie entwickeln, die tatsächlich funktioniert

Wie bei vielen Führungskräften im Marketing begann auch meine Reise mit KI mit Begeisterung und Experimentierfreude. Unser Team hat verschiedene Tools ausprobiert, wobei jedes Mitglied seine eigene Art und Weise gefunden hat, KI in seine Workflows zu integrieren. Wir konnten Produktivitätssteigerungen verzeichnen, standen aber auch vor Herausforderungen: widersprüchliche Ergebnisse, unzusammenhängende Workflows und eine ungleichmäßige Akzeptanz im gesamten Team.

Dieser fragmentierte Ansatz – den ich den „KI-Wilden Westen“ genannt habe – ist die Situation, in der sich viele Unternehmen heute befinden. Obwohl diese Phase des Ausprobierens wertvoll ist, ist es an der Zeit, von Ad-hoc-Experimenten zu einer strategischen Integration überzugehen.

Vom Experimentieren zum Zielbewusstsein

Die Phase des „Wilden Westens“ ist verlockend. Teams arbeiten schnell, testen nach Belieben und fühlen sich befähigt, Neues zu entdecken. Aber diese Freiheit führt, wenn sie nicht kontrolliert wird, schnell zu doppelter Arbeit, inkonsistenten Ergebnissen und einer zunehmend anfälligen Technologieauswahl. 

Wir haben selbst Anzeichen dafür bemerkt: Ein Teammitglied nutzte ChatGPT für Blogbeiträge, während ein anderes Teammitglied Claude bevorzugte, was zu völlig unterschiedlichen Markensprachen führte. Unser SEO-Experte hatte seine eigenen Prompts, die nie beim Content-Team ankamen. Diese kleinen Inkonsistenzen schienen zunächst harmlos zu sein, führten aber schnell zu einer mangelnden Abstimmung. Es war ein Vorgeschmack darauf, was in großem Maßstab passieren könnte, wenn wir keine gemeinsamen Standards einführen würden.

Als das Tempo der Experimente zunahm, wurde mir klar, dass wir einen einheitlichen Ansatz brauchten – einen Ansatz, der Innovationen fördern konnte, ohne dabei die Struktur zu vernachlässigen.

Wir stellen vor: Unser Marketing-BrAIn Trust

Um die Phase des Wilden Westens hinter uns zu lassen, haben wir einen Marketing-BrAIn-Trust-Ansatz entwickelt, der die Art und Weise, wie unser Team KI einsetzt, grundlegend verändert. Im Mittelpunkt unserer Strategie stehen die Ziele des praktischen Lernens und der Weiterqualifizierung: Wir schaffen Raum dafür, dass jedes Teammitglied experimentieren, Erkenntnisse teilen und die KI-Kompetenzen aufbauen kann, die es für sein Wachstum benötigt. Anstatt KI als eine Ansammlung einzelner Tools zu betrachten, schaffen wir ein koordiniertes KI-Ökosystem, in dem standardisierte Prompts und Prozesse aus realen Erfahrungen und gemeinsamem Wissen entstehen.

Der BrAIn Trust dient uns als Grundlage für praktisches Lernen, KI-Governance und Kompetenzentwicklung. Indem wir KI direkt in alltägliche Workflows integrieren, ermöglichen wir nicht nur die Einführung von KI – wir gestalten sie aktiv mit. Dieser Ansatz sorgt für Einheitlichkeit und begegnet den zentralen Herausforderungen fragmentierter Experimente.

Das Team auf die Reise mitnehmen

Wir wussten von Anfang an, dass bei dieser Transformation der Mensch im Mittelpunkt stehen und der Lernprozess im Vordergrund stehen musste. Bevor wir unserem Team den BrAIn Trust vorstellten, haben wir uns eng mit unseren Partnern im People-Ops-Team abgestimmt, um sicherzustellen, dass die Intention klar war: Es geht nicht darum, Positionen zu ersetzen – es geht darum, Menschen dabei zu unterstützen, neue Kompetenzen zu entwickeln und strategischere, wirkungsvollere Arbeit zu leisten. Diese Abstimmung gab uns die Klarheit und das Selbstvertrauen, die wir für die Skalierung brauchten.

Der BrAIn Trust setzt diese Vision in die Tat um.  Wir beginnen mit Asana als unserem ersten Kunden und integrieren KI nahtlos in die Tools und Workflows, die unser Team bereits täglich verwendet – wodurch die Nutzung von KI unvermeidlich wird.

Unsere Philosophie basiert auf drei Prinzipien, die unser gesamtes Handeln bestimmen:

• Machen Sie es offensichtlich: Wir zeigen den unmittelbaren Nutzen durch praktische Übungen. Keine abstrakten Versprechungen – Teammitglieder erleben bereits in ihrer ersten Schulungseinheit aus erster Hand, wie diese Tools Zeit sparen und die Qualität verbessern. Wir bieten klare Richtlinien und dokumentierte Anwendungsfälle, damit alle nicht nur verstehen, wie man KI einsetzt, sondern auch, wann und warum.

• Einfachheit schaffen: Wir beginnen mit Asana, bevor wir auf andere Tools ausweiten, und treffen die Teams dort, wo sie bereits arbeiten. Unsere Prompts fügen sich in bestehende Workflows ein, sodass sich die Einführung von KI natürlich und nicht störend anfühlt. Wir stellen einfache Vorlagen, geführte Übungseinheiten und regelmäßige Sprechstunden bereit, in denen jeder in seinem eigenen Tempo Hilfe erhalten kann.

• Machen Sie es angenehm: Wir entwickeln Lösungen gemeinsam mit dem Team, nicht für das Team. Wöchentliche Sitzungen zum Austausch von Prompts haben sich zu Lern-Workshops entwickelt, in denen Teammitglieder mit KI experimentieren, Erkenntnisse teilen und voneinander lernen. Wir entwickeln personifizierte KI-Assistenten mit einem freundlichen Tonfall, die sich wie hilfsbereite Teamkollegen anfühlen und nicht wie einschüchternde Technologie.

Dies ist nicht nur ein Upgrade der Tools. Es ist eine bewusste Veränderung in der Art und Weise, wie wir als Team lernen und wachsen. Unser BrAIn Trust hilft uns, zwei Prioritäten in Einklang zu bringen, die oft im Widerspruch zueinander zu stehen scheinen: Teams die Freiheit zu geben, zu experimentieren, und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Ergebnisse dieser Experimente nützlich, skalierbar und im gesamten Unternehmen teilbar sind.

Unser BrAIn Trust nimmt sich mehrerer Herausforderungen an, vor denen viele Teams stehen:

1. Unterschiedliche Akzeptanz: Wir holen Menschen dort ab, wo sie auf ihrer Lernreise stehen, und bieten Unterstützung für alle – von Anfängern bis hin zu fortgeschrittenen Nutzern.

2. Uneinheitliche Qualität: Die Standardisierung durch gemeinsames Lernen hilft allen, sich gemeinsam zu verbessern und konsistente Ergebnisse zu erzielen.

3. Zeitverschwendung: Dank unserer gemeinsamen Wissensdatenbank muss niemand isoliert lernen oder Lösungen neu erfinden, die andere bereits entwickelt haben.

4. Doppelter Aufwand: Regelmäßige Austauschrunden sorgen dafür, dass Erkenntnisse schnell im gesamten Team verbreitet werden.

Durch die Zentralisierung unseres Ansatzes bieten wir Folgendes:

• Praktische Lernmöglichkeiten, die auf jedes Kenntnisniveau zugeschnitten sind

• Sammlungen von Prompts und Workflows, die auf den Erfahrungen des Teams basieren

• Regelmäßige Sprechstunden für individuellen Support und Beratung

• Support für technische Integrationen und Anleitungen zur Anpassung von Prompts 

• Best Practices, die sich aus gemeinsamem Lernen und gemeinsamen Erfahrungen ergeben

KI für alle nutzbar machen

Anstatt zu versuchen, über Nacht eine vollständige Transformation durchzuführen, haben wir Anwendungsfälle mit hoher Wirkung ausgewählt, die den Mehrwert aufzeigen und gleichzeitig das Vertrauen des Teams durch praktische Erfahrungen stärken. Jede Sitzung stärkt die Akzeptanz, da die Teammitglieder aus erster Hand erleben, wie KI ihre Arbeit verändern kann. Diese Workflows entwickeln sich parallel zu den Funktionen unserer Plattform, wobei die Teammitglieder aktiv Verbesserungen auf der Grundlage ihrer täglichen Erfahrungen einbringen.

Wir haben bereits zwei wichtige Workflows erfolgreich eingeführt, die aus dem Experimentieren hervorgegangen sind:

Advanced Team Leadership Assistance System (ATLAS): Eine umfassende Sammlung von KI-gestützten Workflows zur Unterstützung von Führungskräften, die ich nach einigen Stunden des Ausprobierens entwickelt habe, einschließlich Vorlagen für:

• Verfolgung und Analyse von Team-Leistungskennzahlen

• Überwachung der Aufgabenfertigstellung

• Erstellung von Kapazitätsberichten

• Erstellung von Status-Updates

Diese Workflows ermöglichen es mir, mich auf die Strategie zu konzentrieren, während die KI den Verwaltungsaufwand übernimmt, was mir 4–5 Stunden pro Woche einspart.

Project Intelligence & Prioritization Planning Assistant (PIPPA): Eine Sammlung von Prompts für das Programmmanagement, die unsere Projektmanager im Rahmen von kollaborativen Lernsessions erstellt haben, mit Vorlagen für:

• Erfassung und Bewertung von Anfragen

• Priorisierung von Aufgaben

• Eingabeaufforderungen zur Identifizierung von Risiken im Zusammenhang mit dem Zeitplan

Dieser Workflow, der sich fortlaufend weiterentwickelt, wenn Projektmanager neue Erkenntnisse austauschen, ermöglicht es ihnen, sich auf die Beziehungen zu den Stakeholdern zu konzentrieren, während KI die administrativ aufwendigen Aspekte der Projektnachverfolgung übernimmt.

Unser Ziel ist es, dass jede Rolle in unserem Marketing-Team – von der Erstellung von Inhalten bis hin zu SEO und E-Mail-Marketing – durch die praktische Anwendung spezialisierter Prompt-Sammlungen und Workflows, die auf die jeweilige Funktion zugeschnitten sind, KI-Kompetenz aufbaut. Dieser gezielte Ansatz stellt sicher, dass KI bestehende Workflows verbessert, anstatt sie zu stören, und gleichzeitig nachhaltige Kompetenzen aufbaut.

Skalierung mit der richtigen Infrastruktur

Wir wussten von Anfang an, dass wir uns bei der Skalierung dieser Lerninitiative nicht auf verstreute Tools oder kurzfristige Lösungen verlassen konnten. Wir brauchten eine strategische Grundlage: etwas, das sich mit uns weiterentwickeln, mit unseren bestehenden Systemen verknüpft werden und es nicht-technischen Teams ermöglichen konnte, zu lernen und direkt mitzuwirken.

Deshalb konzentriert sich unsere Implementierungsstrategie auf die Nutzung der No-Code-Funktionalität von AI Studio in Asana. Da unser Team bereits in Asana arbeitet, fühlt sich die Einführung von KI ganz natürlich an, wenn wir dort beginnen.

Diese strategische Entscheidung bietet mehrere Vorteile für unseren Ansatz, bei dem das Lernen im Vordergrund steht:

• Geringeres Risiko einer Anbieterkonsolidierung: Indem wir auf unserer zentralen Work-Management-Plattform aufbauen und nicht auf mehrere Einzellösungen setzen, verringern wir das Risiko einer zukünftigen Anbieterkonsolidierung.

• Integrierte Datenquellen: Wir binden Informationen aus unseren verschiedenen Systemen (Contentful, SkillJar, GitHub, Tableau usw.) direkt in unsere KI-Workflows ein.

• Skalierbare Entwicklung: Der No-Code-Ansatz ermöglicht es den Teammitgliedern, schnell zu lernen, Anpassungen vorzunehmen und neue Prompts und Workflows einzuführen, ohne dass dafür spezielle Entwicklungsressourcen erforderlich sind.

• Konsistente Erfahrung: Der Aufbau auf einer vertrauten Plattform senkt die Hürden für die Einführung und schafft ein angenehmes Umfeld für das Lernen und Experimentieren. Wenn KI-Funktionen in die täglichen Workflows integriert werden, erfolgt die Akzeptanz automatisch.

Dieser Ansatz sorgt dafür, dass unsere KI-Strategie mit der Arbeitsweise unserer Teams im Einklang steht, während gleichzeitig ein sicherer Raum zum Lernen geschaffen wird, Hürden für das Experimentieren abgebaut werden und die Nutzung von KI zu einem unvermeidlichen Bestandteil des Arbeitsalltags aller Mitarbeitenden wird, anstatt ein optionales Add-on zu sein.

Messung von Ergebnissen statt von Outputs

Wir messen zwar die Zeitersparnis, aber unsere Definition des ROI geht über die Effizienz hinaus. Wir messen, ob KI Folgendes ermöglicht:

1. Reduzierung des administrativen Workloads

2. Verbesserungen der Qualität und Konsistenz der Ergebnisse

3. Mehr Zeit für strategisches Denken

4. Beschleunigung der Time-to-Market

5. Höhere Teamzufriedenheit und mehr Engagement im Team

6. Zunahme der KI-Kompetenz und des Vertrauens in KI auf allen Qualifikationsniveaus

Diese Metriken zeigen, dass es bei der KI-Integration nicht nur darum geht, Dinge schneller zu erledigen, sondern auch darum, die Art und Weise, wie wir zusammenarbeiten und gemeinsam lernen, grundlegend zu verbessern.

Die Zukunft sind nicht mehr Tools, sondern mehr Teamarbeit

Während wir unseren Weg in Richtung KI fortsetzen, glaube ich, dass wir den Beginn eines tiefgreifenden Wandels in der Arbeitsweise von Marketingteams erleben. Die Unternehmen, die erfolgreich sein werden, sind nicht diejenigen, die die meisten KI-Tools einsetzen, sondern diejenigen, die KI strategisch in ihre Teams integrieren, und zwar auf eine Weise, die menschliche Fähigkeiten ergänzt und verbessert.

Die Zukunft gehört Teams, die über den KI-Wilden Westen hinausgehen können, um koordinierte, durchdachte Ansätze für die Zusammenarbeit zwischen Mensch und KI zu entwickeln. Indem wir jetzt ein strategisches Framework schaffen, bereiten wir uns nicht nur auf diese Zukunft vor – wir gestalten sie aktiv mit.

Bleiben Sie dran für unseren nächsten Artikel, in dem wir untersuchen werden, wie wir diese gemeinsamen Workflows und Prompt-Sammlungen in personifizierte, rollenbasierte KI-Assistenten verwandeln, die für jedes Mitglied unserer Marketingorganisation als echte Teamkollegen fungieren.