Google Agenda + Asana

O que é o Google Agenda?

O Google Agenda é um serviço de calendário que facilita o agendamento de reuniões e a gestão do seu tempo mantendo todos os seus calendários num só lugar.

Por que usar o Google Agenda com a Asana?

A integração da Google Agenda com a Asana ajuda as equipes a planejar, organizar e ter controle sobre a rotina.

** Observe que as definições de sincronização de dados sincronizam apenas até 1 calendário de trabalho pessoal.

Regras na Asana:

Com as regras, as equipes não precisam mais agendar reuniões de forma manual: podem criar automaticamente reuniões no Google Agenda com os colaboradores do projeto quando uma tarefa da Asana atingir um determinado estágio.

Por exemplo, usando regras, as equipes podem criar um desencadeador que adiciona um evento ao calendário da equipe quando uma tarefa é transferida para a seção “Agendadas” e também convida os colaboradores da tarefa para o evento. As equipes também poderão usar esse recurso para cenários de tarefas recorrentes; ou seja, poderão criar uma tarefa recorrente “Enviar pauta da reunião”, que envia convites do evento quando a tarefa é concluída.

Adicionar eventos às tarefas como widgets:

As equipes também podem adicionar widgets de eventos às tarefas para conectar trabalhos relacionados e mostrar detalhes importantes na tarefa, como o horário do evento e o organizador. Por exemplo, ao agendar uma reunião com um cliente, os usuários podem vincular a reunião a uma tarefa para que os colaboradores da tarefa saibam que a reunião foi agendada. Os widgets de eventos serão adicionados automaticamente aos eventos criados pela integração “Google Agenda com Regras”.

Configuração de sincronização de dados para widgets de eventos:

Com a configuração de sincronização de dados, as equipes podem garantir facilmente que os eventos permaneçam atualizados com as tarefas que foram usadas para agendá-los. Esta configuração permite que as equipes definam os campos de tarefa da Asana que devem permanecer atualizados no evento do calendário quando um evento for anexado. Por exemplo, se uma regra tiver sido usada para agendar automaticamente um evento, o organizador do evento poderá editar a data e a hora de conclusão da tarefa, e a alteração será refletida no evento do calendário.

Sincronização do projeto para todas as tarefas do projeto:

As equipes também podem sincronizar facilmente todas as tarefas de um projeto da Asana ou de Minhas tarefas com o Google Agenda para evitar que os trabalhos fiquem por fazer.

• Minhas tarefas: as tarefas do dia ficam visíveis na Google Agenda, ajudando as equipes a manter o foco.

• Importação de projetos: os marcos ou prazos dos projetos que estiverem próximos ficam visíveis no Google Agenda.

Como conectar o Google Agenda à Asana

Veja a seguir como configurar a integração com a Google Agenda:

1. Acesse o projeto Asana ao qual você gostaria de adicionar a integração.

2. Clique em Personalizar no canto superior direito e vá até Aplicativos.

3. Selecione Google Agenda e clique em Adicionar ao projeto.

4. Autentique-se com a sua conta Google e clique em Permitir.

5. Para anexar eventos às tarefas, abra uma tarefa no projeto e clique em “Adicionar evento da Google Agenda”.

6. Para criar regras com o Google Agenda, clique em Personalizar no canto superior direito e vá até Regras.

Depois de configurar a integração com a Google Agenda, veja a seguir como definir a configuração de sincronização de dados para os widgets de eventos:

1. Clique em Personalizar no canto superior direito do projeto da Asana ao qual você deseja adicionar esta configuração e acesse Aplicativos.

2. Selecione Google Agenda e acesse a guia Configurar sincronização de dados.

3. Selecione o calendário para sincronização (Observação: esta configuração se aplica apenas aos calendários em que você é o organizador do evento).

4. Selecione os campos de tarefa que devem ser conectados aos campos de eventos.

5. Selecione Salvar e fechar para ativar a configuração.

Veja a seguir como usar a sincronização de projetos para todas as tarefas de um projeto ou da aba Minhas tarefas na Google Agenda:

Para sincronizar todas as tarefas de um projeto Asana:

1. Acesse o projeto e clique no menu suspenso próximo ao nome do projeto.

2. Clique em Exportar/imprimir e selecione Sincronizar com o calendário

3. Copie o link especificado na janela pop-up.

4. Acesse a Google Agenda e clique em Outros calendários na barra lateral.

5. Selecione “A partir de URL”.

6. Cole o link do projeto.

Para sincronizar todas as tarefas em Minhas tarefas:

1. Em Minhas tarefas, clique no menu suspenso.

2. Selecione “Sincronizar com calendário”.

3. Copie o link especificado na janela pop-up.

4. Acesse a Google Agenda e clique em Outros calendários na barra lateral.

5. Selecione “A partir de URL”.

6. Cole o link do projeto.

Observação: esta sincronização de calendários é unidirecional da Asana para o seu calendário. As atualizações feitas ao seu calendário não serão refletidas na Asana.

Saiba mais e obtenha suporte

Para saber mais sobre como usar a integração entre a Google Agenda e as Regras da Asana, acesse o Centro de ajuda da Asana. Para saber mais sobre a sincronização de projetos com a Google Agenda, acesse este artigo do Centro de ajuda.

Se tiver dúvidas, comentários ou precisar de assistência, entre em contato com a equipe de Suporte da Asana.

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