Google Agenda + Asana

Qu'est-ce que Google Agenda ?

Google Agenda est un outil de planification des tâches sous forme de calendrier qui vous permet d'organiser facilement vos réunions et de gérer votre temps en centralisant tous vos calendriers au même endroit.

Les avantages de Google Agenda + Asana

L'intégration Google Agenda + Asana aide les équipes à planifier, à programmer et à maîtriser leur temps.

** Veuillez noter que les paramètres de synchronisation des données ne permettent de synchroniser qu'un seul calendrier professionnel personnel.

Les Règles Asana :

Grâce aux règles, les équipes peuvent passer de la planification manuelle à la création automatique d'une réunion Google Agenda avec les collaborateurs du projet lorsqu'une tâche Asana atteint une certaine étape.

Par exemple, à l'aide de règles, les équipes peuvent créer un déclencheur qui ajoute un événement à un calendrier d'équipe lorsqu'une tâche est déplacée dans une section « Planifié » et qui invite également les collaborateurs de la tâche à l'événement. Les équipes peuvent également l'utiliser pour des scénarios de tâches récurrentes : elles peuvent par exemple mettre en place une tâche récurrente « Envoyer l'ordre du jour de la réunion » qui envoie une invitation à un événement une fois la tâche terminée.

Ajouter des événements aux tâches sous forme de widgets :

Les équipes peuvent également ajouter des widgets d'événements aux tâches pour relier les activités connexes et afficher les informations clés sur la tâche, telles que l'heure de l'événement et son organisateur. Par exemple, lors de la planification d'une réunion avec un client, les utilisateurs peuvent associer la réunion à une tâche afin que les collaborateurs de cette tâche sachent que la réunion a été planifiée. Les widgets d'événements seront automatiquement ajoutés pour les événements créés par l'intégration « Google Agenda avec les règles ».

Paramètres de synchronisation des données pour les widgets d'événements :

Grâce aux paramètres de synchronisation des données, les équipes peuvent facilement s'assurer que les événements restent à jour par rapport aux tâches qui ont été utilisées pour les programmer. Ce paramètre permet aux équipes de configurer les champs des tâches Asana qui doivent rester à jour dans l'événement du calendrier si un événement y est associé. Par exemple, si une règle a été utilisée pour planifier automatiquement un événement, l'organisateur de l'événement peut modifier l'échéance et l'heure de la tâche, et la modification se répercutera sur l'événement du calendrier.

Synchronisation de projet pour toutes les tâches du projet :

Les équipes peuvent également synchroniser facilement toutes les tâches d'un projet Asana ou de Mes tâches avec leur Google Agenda pour s'assurer de ne rien oublier.

• Mes tâches : les tâches à accomplir chaque jour sont visibles dans Google Agenda, ce qui aide les équipes à rester concentrées sur l'essentiel.

• Importer des projets : les prochains jalons et échéances de vos projets sont visibles dans Google Agenda

Associer Google Agenda à Asana

Voici comment configurer l’intégration Google Agenda :

1. Accédez au projet Asana auquel vous souhaitez ajouter l’intégration

2. Cliquez sur Personnaliser en haut à droite et accédez à Applications.

3. Sélectionnez Google Agenda et cliquez sur Ajouter au projet

4. Connectez-vous avec votre compte Google et cliquez sur Autoriser.

5. Pour associer des événements à des tâches, ouvrez une tâche dans le projet et cliquez sur « Ajouter un événement Google Agenda »

6. Pour créer des règles avec Google Agenda, cliquez sur Personnaliser en haut à droite, puis accédez à Règles.

Une fois l’intégration Google Agenda configurée, voici comment définir le paramètre de synchronisation des données pour les widgets d’événements :

1. Cliquez sur Personnaliser en haut à droite du projet Asana auquel vous souhaitez ajouter ce paramètre, puis accédez à Applications.

2. Sélectionnez Google Agenda et accédez à l'onglet Paramètres de la synchronisation des données

3. Sélectionnez le calendrier à synchroniser (Remarque : ce paramètre s'applique uniquement aux calendriers dans lesquels vous êtes l'organisateur de l'événement)

4. Sélectionnez les champs de tâche à associer aux champs d'événement

5. Sélectionnez Enregistrer et fermer pour activer le paramètre

Voici comment utiliser la synchronisation de projet pour toutes les tâches d’un projet ou de Mes tâches dans Google Agenda :

Pour synchroniser toutes les tâches d'un projet Asana :

1. Accédez au projet et cliquez sur le menu déroulant à côté du nom du projet

2. Cliquez sur Exporter/Imprimer et sélectionnez Synchroniser avec le calendrier

3. Copiez l'URL depuis la fenêtre contextuelle.

4. Rendez-vous dans Google Agenda et, depuis la barre latérale, cliquez sur Autres agendas.

5. Sélectionnez Depuis l'URL

6. Collez l'URL du projet.

Pour synchroniser toutes les tâches de votre liste Mes tâches :

1. Dans Mes tâches, cliquez sur le menu déroulant des actions

2. Sélectionnez Synchroniser avec le calendrier

3. Copiez l'URL depuis la fenêtre contextuelle.

4. Rendez-vous dans Google Agenda et, depuis la barre latérale, cliquez sur Autres agendas.

5. Sélectionnez Depuis l'URL

6. Collez l'URL du projet.

Remarque : la synchronisation depuis Asana vers votre calendrier fonctionne dans un seul sens. Les mises à jour apportées dans votre calendrier ne sont pas reflétées sur Asana.

En savoir plus et obtenir de l'aide

Pour en savoir plus sur l'utilisation de l'intégration Google Agenda + Règles Asana, consultez le Centre d'aide Asana ou, pour la synchronisation des projets avec Google Agenda, consultez cet article du Centre d'aide.

Si vous avez des questions, des commentaires ou besoin d'aide, contactez l'équipe d'assistance d'Asana.

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