Outlook-Kalender + Asana

Was ist der Outlook-Kalender?

Der Outlook-Kalender ist ein Planungstool, das zusammen mit Outlook E-Mail funktioniert, damit Sie Ihren Tag in einer einzigen Ansicht planen und verwalten können.

Warum Outlook-Kalender + Asana?

Die Integration von Asana + Outlook-Kalender erleichtert das Planen von Meetings mithilfe relevanter kontextbezogener Arbeitsdaten aus Asana – ohne dass Sie zwischen Tools wechseln müssen.

Kalenderereignisse erstellen oder verknüpfen

Sowohl Teamleiter als auch einzelne Benutzer können ein Ereignis anhand einer Aufgabe erstellen, indem sie das Start- und Enddatum beziehungsweise die Start- und Endzeit manuell eingeben oder die Option „Erste verfügbare Zeit innerhalb des Datumsbereichs“ auswählen. Bei dieser Option wird die Kalenderverfügbarkeit aller Beteiligten berücksichtigt, deren Kalender für die erstellende Person des Ereignisses sichtbar sind.

Sie können auch einen bestehenden Kalendertermin verknüpfen und Aufgabendetails in diesen Termin übertragen, indem Sie im Feld „Outlook-Kalender“ nach dem Termin suchen.

Verwenden Sie Regeln für wiederkehrende Termine in großem Umfang

Teamleiter*innen und einzelne Nutzer*innen können auch problemlos automatisierte Workflows einrichten, um wiederkehrende Termine zu planen. So verringert sich der Zeitaufwand für die manuelle Koordination von Meetings wie regelmäßigen Sprechstunden oder für die Übertragung von Projekt-Meilensteinen in gemeinsame Kalender.

Wenn Sie die Automatisierung einrichten, können Sie folgende Details von Asana in Ihr Outlook-Kalenderereignis übertragen:

• Titel, Start-/Fälligkeitsdatum, Beschreibung

• Optional können Sie Beteiligte als Gäste einladen, Dateien aus der Aufgabe anhängen oder ein Teams-Meeting erstellen

Sobald das Ereignis aus der Aufgabe erstellt wurde, kann es innerhalb der Aufgabe als Widget angezeigt werden, das den Titel des Ereignisses, den/die Organisator*in und die Zeitangaben anzeigt.

Richten Sie die Synchronisierung von Asana mit dem Outlook-Kalender ein, um Aktualisierungen von Ereignissen zu automatisieren

Teamleiter*innen und einzelne Nutzer*innen können auch die Synchronisierung von Asana mit Outlook-Kalendern einrichten, damit zukünftige Aktualisierungen von Asana-Aufgaben automatisch in den zugehörigen Kalenderereignissen berücksichtigt werden.

Sie können Folgendes synchronisieren:

• Titel, Start-/Fälligkeitsdatum, Beschreibung

• Bei Bedarf können Sie Beteiligte als Gäste einladen

Wie Sie Outlook-Kalender und Asana miteinander verbinden

So können Sie ein Outlook-Kalenderereignis erstellen oder mit einer Asana-Aufgabe verknüpfen:

1. Verknüpfen Sie ein Ereignis mit einer Aufgabe, indem Sie in einer Aufgabe auf Outlook-Kalenderereignis hinzufügen klicken.

2. Wählen Sie Kalenderereignis erstellen oder Bestehende Ereignisse suchen aus

3. Wenn Sie ein neues Ereignis erstellen, fügen Sie relevante Details wie den Titel, die Beschreibung, die Start-/Endtermine und mehr hinzu.

4. Wenn Sie ein vorhandenes Ereignis hinzufügen möchten, suchen Sie in der Suchleiste nach dem entsprechenden Titel des Ereignisses.

5. Die angehängten Kalenderereignisse werden als Widget unter der Beschreibung im Aufgabenfenster angezeigt.

Hinweis: Diese Integration ist bereits in Asana integriert, aber Sie benötigen zunächst ein Outlook-Konto.

So richten Sie Asana-Regeln für die Integration mit Outlook-Kalender ein:

1. Navigieren Sie zu dem Asana-Projekt, in dem Sie die Integration anlegen möchten.

2. Klicken Sie oben rechts auf Anpassen, navigieren Sie zu Regeln und wählen Sie + Regel hinzufügen.

3. Wählen Sie in der linken Spalte Outlook-Kalenderregeln aus

4. Wählen Sie entweder eine voreingestellte Regel aus oder klicken Sie auf Benutzerdefinierte Regel erstellen.

5. Geben Sie der Regel einen Namen und wählen Sie einen Auslöser und eine Aktion, um zu beginnen.

6. Klicken Sie zur Authentifizierung auf Mit Outlook-Kalender verknüpfen und befolgen Sie die weiteren Schritte.

7. Wählen Sie den Kalender aus, für den Sie die Regeln einrichten möchten, und legen Sie fest, was in den Kalenderereignissen enthalten sein soll.

So richten Sie die Synchronisierung zwischen Asana und dem Outlook-Kalender ein:

1. Navigieren Sie zu Meine Aufgaben oder zu dem spezifischen Asana-Projekt, in dem Sie die Synchronisierung anlegen möchten.

2. Klicken Sie oben rechts auf Anpassen, navigieren Sie zu Apps, suchen Sie nach Outlook-Kalender und wählen Sie ihn aus.

3. Klicken Sie auf Einstellung zur Datensynchronisation und authentifizieren Sie sich mit Ihrem Microsoft 365-Konto

4. Legen Sie fest, wie Asana-Aufgaben mit Kalenderereignissen synchronisiert werden sollen, und klicken Sie auf „Speichern“, um die Einrichtung abzuschließen.

Mehr erfahren und Support erhalten

Weitere Informationen zur Nutzung der Integration zwischen Outlook-Kalender und Asana finden Sie im Asana-Handbuch.

Wenn Sie Fragen haben, Feedback geben möchten oder Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an das Asana-Support-Team.

Asana empfiehlt oder zertifiziert keine Apps von Drittanbietern. Wenn Sie auf unangemessene Inhalte oder Verhaltensweisen stoßen, melden Sie das bitte hier. Andernfalls kontaktieren Sie bitte den Entwickler der App, um Unterstützung zu erhalten.

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